CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

INTRODUCCION

El motivo y base fundamental de toda empresa comercial es la compra – venta de bienes o servicios. Para las que manejan inventarios de mercancías, el control, registro de las diferentes mercancías es uno de los más difíciles retos al que deberá enfrentarse y resolver el contador. Ya que de este tipo de inventarios dependerá el buen funcionamiento y organización de la mercancía que venda dicha empresa. De esta manera con el buen o mal funcionamiento de los diferentes procesos de control de inventarios dependerá el éxito de la empresa.

CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

¿Qué son los inventarios?

El inventario es, por lo general, un activo en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de materiales utilizados, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos nombrar las siguientes:

Compras

Devoluciones en compra

Gastos de compras

Entregas

Devoluciones en las entregas

Materiales en tránsito

Materiales en consignación

Inventario (final)

El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos.

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón

OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO DE INVENTARIO

Es el de ayudar a la Administración a alcanzar las metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestación de sus servicios.

Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:

Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.

Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.

Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.

Evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad.

NORMAS DEL CONTROL INTERNO

Llevar un control de inventario por clase y por renglón, en tarjetas estiba o electrónicamente.

Extremar medidas de precaución contra los robos y daños, responsabilizando al Jefe de Almacén.

Recepción de mercancías por almacén, donde se verifican los pesos, medidas, cantidades y especificaciones.

Ingreso de mercancía al sistema por personal distinto al almacén e inmovilización de mercancía sin su respectiva documentación de salida, despacho o requisición emitido por personal autorizado.

Realizar conteos periódicos de la mercancía e investigar los faltantes y fallas encontradas.

El descarte de mercancía por daños sufridos debe tener la aprobación de un superior.

Todos los desperdicios aprovechables o reutilizables por la empresa, deben ser controlados con igual rigor que la mercancía corriente.

Debe realizarse una correcta planificación de los inventarios a realizar y a su vez llevarlos a cabo con personal no vinculados al área a auditar y previamente instruido.

Crear formatos a utilizar con antelación e inmovilizar todas las actividades que impliquen el contacto y traslado de mercancía.

Elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.

2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.

3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios.

4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.

5. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.

6. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de propiedad de la compañía con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.

7. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

8. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.

9. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

10. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.

11. Comprar el inventario en cantidades económicas.

12. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.

13. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

14. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles.

Sistemas de control de inventarios

En todo negocio, el registro de las operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que de tal registro depende la

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