TESIS DE CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS

JUSTIFICACION.-

El motivo fundamental de toda empresa comercial es la compra-venta de bienes o servicios. Para las que manejan inventarios de mercancías, el control, registro y valuación de los mismos es uno de los más difíciles retos al que debe enfrentarse y resolver el contador. En este tipo de empresas, las cuentas relacionadas con los inventarios para a ser las más importantes y de los resultados que proporcionen las operaciones realizadas con los bienes que representan dependerá el éxito o fracaso del objetivo de toda empresa comercial: obtener beneficios. Por este motivo se hace necesario tener un sistema de Control Interno en la Cía. CADTARB .ya que su inventario cada vez se encuentra en constante movimiento y es necesario crear controles y registros de inventarios,

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que representan el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. El Control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos. El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable de una empresa. Esto asegura que tanto son confiables sus estados contables, frente a los fraudes, eficiencia y eficacia operativa.

El objeto del Control Interno, es el de ayudar a la Administración a alcanzar las metas y objetivos previstos dentro de un enfoque de excelencia en la prestación de sus servicios.

Un sistema de control interno es el conjunto de medidas que toma la organización con el fin de:

• Proteger sus recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso ineficiente.

• Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los datos de la contabilidad y de las operaciones financieras.

• Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas económicas de la entidad.

• Evaluar el desempeño de todas las divisiones administrativas y funcionales de la entidad.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea. El objetivo principal del presente trabajo es proporcionar información sobre el control de inventarios, a modo de hacer de esta función rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeación y la maximización de utilidades.

El Control Interno en el marco de la empresa

Contra mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado sistema de control interno, entonces una empresa unipersonal no necesita de un sistema de control complejo.

Pero cuando tenemos empresas que tienen más de un dueño, muchos empleados, y muchas tareas delegadas. Por lo tanto los dueños pierden control y es necesario un mecanismo de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se requiera en función de la complejidad de la organización.

Con la organización de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia sus filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado con su participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten los fraudes.

Entonces cuanto mas se alejan los propietarios de las operaciones mas es necesario se hace la existencia de un sistema de control interno estructurado.

Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

• 1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.

• 2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las pérdidas de material.

• 3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, de manera de tener actualizadas las existencias, tanto en cantidad como en precios. Esto no es difícil de obtener, pues hoy en día, el costo de una computadora personal ya esta al alcance de cualquier pequeña empresa.

• Deben efectuarse conteos físicos, periódicos y sistemáticos del 10% de los productos almacenados y cotejar los resultados.

• 5. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar que tendrán el destino deseado.

• 6. Los inventarios deben encontrarse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.

• 7. Trate de responsabilizar al Jefe de Almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas. También deberá responsabilizarle de no mezclar los inventarios de nuestra propiedad con las mercancías recibidas en consignación o en depósito.

• 8. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de traslado.

• 9. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó descomposición.

• 10. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

• 11. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.

• 12. Comprar el inventario en cantidades económicas.

• 13. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas.

• 14. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

• 15. Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios, en lo que a perdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la organización.

• 16. Conformar los inventarios físicos con los registros contables.

• 17. Proteger los inventarios en un almacén techado y con puertas de manera que se eviten los robos.

• 18. Realizar entrega de mercancías únicamente con requisiciones autorizadas.

• 19. Proteger los inventarios con una póliza de seguro.

• 20. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables.

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