¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? Y ¿Cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?
Enviado por yanquin • 8 de Noviembre de 2016 • Ensayo • 363 Palabras (2 Páginas) • 1.129 Visitas
- ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? Y ¿Cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?
La administración documental, nos enseña el proceso administrativo que se le debe dar a un documento con el fin de facilitar su utilización y conservación, desde su origen hasta el destino final con el fin de acelerar su búsqueda. La importancia de esta en una empresa es fundamental porque nos permite planificar, manejar y organizar toda clase de documentos provenientes de empresas.
Se maneja un adecuado control de los archivos, para darles un mejor manejo en la creación, proceso y archivo de los mismos ejercitando procedimientos, así será más fácil su consulta obteniendo un resultado eficaz, ya sea por fechas, ciudades, dependencias o por orden alfabético.
Una de las definiciones de la administración documental es el manejo que se le debe dar a los documentos para facilitar su conservación y utilización, tratando siempre un punto clave el cual es gestionar toda su documentación, para que se puedan medir en costos administrativos, económicos o de tiempo, tratando siempre de reducir costos y espacio para otras actividades que se le quitan a la empresa.
Principalmente en este tema resaltaremos la normatividad vigente para hacer una buena determinación que hay que darle a cada uno de los documentos, ya que no es lo mismo un contrato o documento contable, que un folleto o relación de gestión humana, está también las TRD que conlleva subseries y tipos de documentos donde se asigna el tiempo de cada uno de los documentos.
- Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de
2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.
Ley 594 de 2000.
- Organización archivística de los documentos
- Capacitación para los funcionarios de archivo
- Documentos históricos no pueden ser destruidos hasta que no sean almacenados en algún medio.
- Tabla de retención documental
- Responsabilidad en la organización, conservacion, uso y manejo de los documentos.
Acuerdo 027 de 2006
- Archivo de gestión
- Digitalización
- Depuración
- Copia de seguridad
- Serie documental
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