IMPORTANCIA DEL ADMINISTRDOR DOCUMENTAL

NOMBRE: LILIANA JOHANNA PINILLA

FECHA: OCTUBRE 4 DE 2012

ACTIVIDAD: IMPORTANCIA DEL ADMINISTRDOR DOCUMENTAL

TEMA: SEMANA 1

1. Consulta en otras fuentes bibliográficas (internet libros documentos del área) y amplia el conocimiento de Administración Documental.

Respuesta:

La Administración Documental nos enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

2. A partir de la consulta:

a. Establece los objetivos que debe perseguir la administración documental

Respuesta:

• Facilitar la búsqueda de un documento y su conservación reduciendo costos y espacios, este es su objetivo principal.

• Establecer conocimientos para el tramite de los documentos.

• Archivar los documentos.

• Conservar la memoria corporativa

• Incrementa la eficiencia organizacional.

• Permite la recuperación de información de una forma mas rapidab y efectiva

• Mejora la atención al cliente.

• Busca la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procesos archivísticos.

b. Elabora u ensayo máximo de 2 páginas, sobre el papel del Administrador Documental en la entidad donde laboras.

Respuesta:

El Administrador Documental es la persona que resguarda los documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad. Hoy en día las empresas en el mundo han comprendido que la administración documental es de vital importancia ya que por medio de la buena administración de esta, se maximizan los recursos dentro de la organización porque se ahorra tiempo, dinero y sobre todo permite tener mayor conocimiento del cliente que es parte fundamental el cual está orientado el mercado en términos generales.

Dentro del hospital donde laboro se desarrollan actividades propias del archivo todas las dependencias del hospital tanto en la parte administrativa como la parte asistencial, dentro de estos departamentos se obtienen diferentes clases de documentos e información propia de la entidad, en cual cada una de las dependencias se encarga de realizar el trabajo de administración documental, de acuerdo al cargo que desempeña cada persona y que por consiguiente también son responsables de la información resguardada, por ejemplo en la sección de contabilidad la persona encargada de resguardar los documentos y la información referente a esta área es la asistente

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