La importancia de la prueba documental de la gestión en la organización

NOMBRE: LIS LORENA ORDOÑEZ RODRIGUEZ

FECHA: ABRIL 19 DE 2011

ACTIVIDAD: 1

TEMA: ENSAYO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

INTRODUCCION

La organización de la información es fundamental en todo tipo de organización, porque es la memoria de la humanidad. De manera general se archiva todo lo que tenga representatividad para un bien común de una empresa o en la vida cotidiana misma.

Así bien, identifica cualquier tipo de categorías en la información a consultar pudiendo conocer a que clase pertenece necesidad requerida.

DESARROLLO

La documentación o información contenida en cualquier tipo de formato debe ser administrada adecuadamente por que es el patrimonio documental de toda una serie de informaciones desarrolladas a lo largo de mucho tiempo que en el futuro deberá ser explorada.

Tener un principio de conservación conlleva a la precaución de no deshacer expedientes; todo corresponde a una secuencia y es ahí donde una organización adecuada agiliza diligencias propias de un tramite administrativo o cualquiera que sea.

ARGUMENTACION

La información organizada de manera completa lleva a tener un conocimiento organizacional efectivo.

El archivo u organización documental debe estar en un espacio restringido y deben tener las medidas de seguridad y protección medioambiental adecuadas para que el acervo documental se conserve y se garantice su integridad física.

Los muebles deben ser los apropiados para este tipo de información.

Existen muchos muebles de archivo utilizados como son: fólderama, archivo rodante, estantes metálicos etc. Muebles que permitan una fácil consulta en cualquier momento; sobra decir que el orden en cualquier circunstancia es indispensable.

RESUMEN

El procesamiento de los registros, no importa el orden en que se haga, lo importante es que estén organizados en forma de una lista y recuperarlos fácilmente.

Depende del dispositivo de almacenamiento utilizado el archivo se puede mostrar el usuario como si fuera un sistema secuencial.

La única forma de recuperar registros es comenzar al principio y extraerlos en el orden contemplado.

La manipulación de los archivos se hace en el contexto de la programación en un lenguaje por procedimientos de alto nivel. Estos lenguajes tienden a expresar la manipulación de archivos mediante subrutinas que se definen como parte del lenguaje formal o se incluyen como extensiones del lenguaje en una biblioteca estándar.

La mayor parte de los lenguajes por procedimiento de alto nivel cuenta con características que ayudan a detectar la marca de fin de archivo.

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