La importancia de la gestión documental en las empresas

En el presente curso aprendimos la importancia de la gestión documental en las empresas tanto privadas como públicas, ya que del buen manejo que le demos a los documentos, depende en gran parte la operación de una empresa.

Para ello analizamos leyes importantes para el archivo como la es la LEY 594 de 2000, en ella se dicta la ley general de archivo, allí podemos observar definiciones importantes como que es archivo publico, archivo total entre otras. También explica la importancia de los archivos y su clasificación.

Adicionalmente pudimos conocer entre otras cosas la norma ISO 15489 la a cual es el marco sistemático de las buenas prácticas de gestión documental. Esta norma se podría decir que esta dividida en dos, la primera habla de los principios básicos y riquitos de la gestión de los documento en una organización, especifica los elementos que se deben tener en cuenta con el fin de garantizar que las organizaciones creen y gestionen los documentos que necesita, habla a nivel general a directivos, profesionales y demás personas encargadas de crear y mantener documentos. En la segunda parte se cuenta con un informe que proporciona una metodología para implementar un sistema de gestión documental de acuerdo con los principios definido en la primera parte, en este se ve un enfoque mas sistemático, pensado para el uso de las personas encargadas de gestionar los documentos.

Las normas, acuerdos y leyes que tuvimos la oportunidad de conocer nos dan la base para poder gestionar en nuestras labores la documentación de manera apropiada y así poder contribuir en la organización de cada una de las áreas en las que nos desempeñemos.

Desafortunadamente no todos aun conociendo la normatividad aplicamos de manera correcta esta información, porque solo se aplica cuando hay sanciones es decir cuando toca no por conciencia de hacer las cosas bien.

En Colombia se tienen las herramientas pero falta es difundir esta información así crear conciencia de la importancia tanto como para ahorrar costos en una emp

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