La importancia de la gestión de documentos

Uno de los principales problemas que presentan las empresas públicas y privadas es la ordenación de documentos; y es que esto se debe a la falta de conocimiento teórico práctico de organización documental, de ahí nace la necesidad de un archivista; pero ¿qué es un archivista?. Es aquella Persona que efectúa los estudios teórico-prácticos sobre el manejo, cuidado y ordenamiento de archivos y documentos definición; aparte del archivista existe el archivero y el archivólogo. Entre los tres existe una relación de grado o jerarquía en sus respectivas actividades; el archivista, según lo antes expresado, es el que ha cursado estudios sistemáticos y posee un diploma. El archivero, en cambio, es el que cultiva la disciplina y contribuye con estudios especializados al progreso doctrinario de la misma. El Archivólogo, es el especializado en los aspectos teóricos, o estudioso de la Archivología, para hablar de archivista, archivero y archivólogo tenemos que hablar a su vez de archivo.

Un archivo es un conjunto de documentos producidos por personas que son administrados, organizados, y conservados para difundir la

Información contenida en ellos, donde los archivos son fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para todas las dependencia de una empresa; estos además deben ser clasificados según el tipo de documento, es decir consiste en saber cuál es la información que se tiene para poder categorizarla u ordenarla por organizada y adecuada como las normas lo indica; entonces, se necesita previamente estar capacitado para realizar esta labor para poder agrupar los documentos de manera lógica y que garantice la agilidad de la búsqueda, ya que no es lo mismo un memorando que una factura; Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos cintas o discos de computadoras, micro formas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, mapas, etc. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tienen para la administración, finanzas, investigación, dependencia, desarrollo económico social, científico y tecnológico de la empresa; cabe aclarar que un archivo no solo se puede tener en una empresa también en nuestros hogares podemos archivar de forma ordenada para el preciso instante en que lo necesitemos.

El archivo así como la medicina, la creación, la tecnología y demás tiene una historia la cual la relataremos de forma breve clara y concisa;

Conforme se prodigaban las actividades diocesanas, el Archivo fue tomando cuerpo y creciendo, silenciosa pero constantemente, sobre todo cuando se vio la necesidad de ir guardando aquellos documentos valiosos pero infrautilizados de nuestras parroquias.

Así, el 28 de marzo de 1972, se iniciaron las actividades del Archivo cuando una joven Diócesis tenía 22 años. El entonces Obispo

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