DISPONIBILIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA.

CTCP Nº 002

09-02-2009

Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Señor(a):

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Bogotá D.C.

REF: DISPONIBILIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA.

En desarrollo de lo previsto en el Artículo 2 de la Resolución 001 de 2008 expedida por el Consejo Técnico de Contaduría Pública y cumplido el trámite previsto en esta disposición, respondemos su consulta de la referencia, en la cual se plantea:

PREGUNTA 1 (Textual):

“ ¿ De conformidad a lo dispuesto en el artículo 3° del acuerdo 18 de 1999, el departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – DAPED, tiene como una de sus funciones, la de Administrar los Bienes Inmuebles del Distrito Capital.

Dado lo anterior, este Departamento Administrativo suscribe contratos de administración, mantenimiento y aprovechamiento económico de las de las zonas de bienes de beneficio y uso público del Distrito Capital, con las organizaciones comunitarias sin ánimo de lucro.

El objetivo general de dichos contratos es generar proyectos de administración y mantenimiento sostenible de zonas de uso público del Distrito, mediante esquemas de corresponsabilidad y fortalecimiento de líderes comunitarios en la Ciudad, por medio del aprovechamiento económico de este tipo de zonas.

Para controlar y dar cumplimiento al objeto del contrato y al presupuesto que cada una de las organizaciones proyecta y los cuales son aprobados por este Departamento; el DAPED para realizar un control estricto del manejo de los dineros, hace el comportamiento a través de la inspección de la ejecución social, contable y de ejecución, a mas de los esquemas de trasparencia.

Para dicho acompañamiento contable, la Defensoría del Espacio Público al no contar en la planta de personal con los contadores públicos suficientes, para realizar esta labor, suscribe contratos de prestación de servicios profesionales con contadores públicos titulados, cuyo objeto es:

“Prestar los servicios profesionales al Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público – Grupo Interno de Trabajo de Sostenibilidad como contadores públicos, para apoyar en los temas contable y financiero, de formación y formulación dentro del programa “Acuerdos Para La Sostenibilidad y Gestión Concertada Del Espacio Público, dentro del marco de la Escuela de Espacio Publico”

También dentro de las obligaciones estipuladas en el contrato de los contadores públicos y para efectos de la presente consulta se encuentran los siguientes numerales:

“2. realizar la gestión cívica y comunitaria en los temas contable y financiero, lo cual incluye el hacer parte del grupo interdisciplinario cuyo objetivo principal es el seguimiento y acompañamiento a los contratos de administración, mantenimiento, aprovechamiento económico suscritos, la consecución de los documentos soporte de tal proceso, análisis de los mismos, el diagnostico de los respectivos procesos, la realización de auditorias contables periódicas a las organizaciones contratistas, la rendición de los respectivos informes y recomendaciones; y de manera secundaria el apoyo en los casos que se indiquen dentro del proceso de formación de las organizaciones cívicas, benéficas o de utilidad común que soliciten participar en el programa Acuerdos para la Sostenibilidad y Gestión Concertada del Espacio Publico” (subrayado fuera de texto).

3. Apoyar al Coordinador del Grupo de Sostenibilidad, en el seguimiento sobre la gestión administrativa, financiera y contable a los contratos que le sean asignados, para lo cual deberá desarrollar entre otras:

a. Implementar controles administrativos a los contratos de Administración, Mantenimiento y Aprovechamiento Económico.

b. Verificar el cumplimiento del cronograma de actividades de administración, mantenimiento y aprovechamiento económico contenido en el proyecto en término de recursos, mediante la revisión, concepto y recomendaciones sobre los informes de gestión presentados por las organizaciones contratistas.

c. Revisar el manejo adecuado de los recursos derivados del aprovechamiento económico de las zonas de uso público por parte de las organizaciones contratistas, mediante la práctica de auditorías sobre los estados contables y financieros de las organizaciones contratistas y formular las recomendaciones y planes de mejoramiento a los que haya lugar, (subrayado fuera del texto)

Partiendo de la base que una de las obligaciones por parte de los contratistas-contadores es realizar las auditorias a las organizaciones comunitarias sin ánimo de lucro, de acuerdo con las NAGA (Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas) para llevar a cabo esta labor, estos profesionales deben realizar los papeles de trabajo.

Sin embargo el DADEP, siendo una entidad pública que tiene dentro de sus funciones la administración de espacio público y está bajo su responsabilidad la custodia de los contratos administración, mantenimiento y aprovechamiento económico y además vela por el buen manejo de los recursos recaudados por el desarrollo del contrato; es necesario que en este Departamento Administrativo repose dentro de sus archivos físicos copia de los papeles de trabajo como evidencia de la labor realizada y auditada.

Lo anterior se requiere para tener pruebas de las auditorías realizadas a las organizaciones; ante los entes de control como la Contraloría, cuando esta realiza auditorias periódicas verificando la administración ejecutada por el Daped y para evitar detrimentos patrimoniales.

También cabe resaltar que los papeles de trabajo los cuales a la fecha están bajo la custodia y tenencia de los que realizan las auditorias y que algunos de ellos se han retirado de esta entidad sin dejarlos dentro del Daped.

Es importante tener en cuenta que las auditorías realizadas en esta organizaciones son elaboradas con papelería del Daped y a nombre de esta Departamento Administrativo

Después de dar a conocer las consideraciones de nuestro caso especifico, este Departamento Administrativo se permite consultar a ustedes lo siguiente:

PREGUNTA 1 : Partiendo del hecho que los papeles de trabajo se encuentran bajo la custodia y tenencia de los contadores, en caso de que una organización sin ánimo de lucro con la cual se ha suscrito un Contrato de Administración y Mantenimiento de Espacio Publico instaure una demanda en contra del DAPED, con que medio probatorio contaría este para demostrar que se practicaron auditorias a dicha

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