Departamento de grupos y convenciones

Departamento de grupos y convenciones

Actualmente los administradores y dueños de hoteles, han visualizado la importancia que representa crear un departamento que se encargue exclusivamente de la atención a grupos, desde lo que es la planeación de sus eventos, hasta el término de los mismos.

NO IMPORTA EL TAMAÑO DEL HOTEL, LA MAYORIA HA BUSCADO LA FORMA DE ADAPTARCE DE BUSCAR UN ESPACIO QUE SE ENFOQUE EN LA PRESTACION DE SERVICIOS A GRUPOS (Pues el mercado de los eventos es cada vez más demandante y se están realizando con mayor frecuencia).

Departamento de grupos y convenciones

Hoy día los hoteles cuentan con un departamento que se dedica exclusivamente al manejo de grupos y convenciones, de hecho recibe este mismo nombre.

Se enfoca en proporcionar servicios a grandes cooperaciones o asociaciones que desean realizar eventos de actualización o capacitación,
Para ofrecer una atención adecuada, es necesario conocer la naturaleza del grupo, el cual puede ser:
TURISTA: Así que cuando hablamos de turista son los que van a vacacionar.
CONVIVENCIA: Son los que se reúnen por eventos deportivos, religiosos, culturales o sociales.
PROFESIONAL: Son los que se reúnen para capacitación, actualización o fines comerciales.

(No importa el tipo de evento, es indispensable proporcionar al cliente un servicio integral, desde la planeación hasta el término del mismo).

Servicios que ofrece el departamento de grupos y convenciones
De áreas: Cuando hablamos de áreas, es ofrecer espacios para la celebración de los diferentes eventos, sala de juntas, salones, zona de exposiciones y de inscripción.
De alimentos: Es ofrecer los requerimientos de alimentación que solicitan los clientes, los cuales pueden escoger de lo que es un desayuno completo o continental, un coffe break, una comida, un coctel de bienvenida o cenas.
De eventos: Cuando hablamos de eventos de le ofrece al organizador realizar una alguna fiesta que apoye a la integración del grupo, puede ser una fiesta tema, una cena baile.
De hospedaje: Servicio de hospedaje, se le ofrece una tarifa preferencial a los participantes del evento.

El área de grupos y convenciones está conformada por un gerente y dos o tres coordinadores, lo cual varía de acuerdo al tamaño del hotel.
Y para lograr la contratación de un evento es necesario que trabajen de manera conjunta el área de ventas como el área de grupos y convenciones.
Para facilitar la identificación de las funciones de este departamento, del proceso de atención se ha dividido en tres etapas:
Antes del evento: Seria hacer un seguimiento sobre el requerimiento del grupo indicar en su libro de registros la fecha de hora de llegada y salida de los participantes, anotar el número de las habitaciones y las características de las mismas, es decir, si van a ser sencillas, dobles,  suits etc, registrar el nombre del organizador o del responsable del grupo, avisar a cada departamento que va a estar involucrado para que estén al pendiente de los servicios que van a proporcionar, recibir los depósitos de los pagos que vaya haciendo el cliente, platicar vía telefónica, internet o personalmente con el coordinador del evento para revisar el programa de actividades y ofrecerle algún otro servicio que pidiera convenir.
Durante el evento: Entregar una carta al organizador para que el este enterado de quienes son las personas responsables de su evento, revisar con recepción la llegada de todos y cada uno de los participantes que hicieron su reservación, verificar que estén preparados los salones y los materiales que se van a utilizar, coordinarse con todas las áreas para que su participación se oportuna y eficaz, revisar con alimentos y bebidas que las comidas se sirvan con las especificaciones del cliente, estar al pendiente de todo momento de cualquier solicitud de servicios EXTRAS parte del organizador.
Después del evento: Revisar con todas las áreas que se registren que hayan surgido durante la celebración del evento, verificar con el cliente todos los detalles de las cuentas antes de su liquidación total, platicar con la organizador sobre la prestación del servicio para asegurarse que calidad del mismo fue lo que estipulo en el contrato, pedirle al cliente llenar un formato de quejas y sugerencias para que el gerente de grupos asegure el nivel de satisfacción y mandarle a todos los participantes una carta de agradecimiento con la finalidad de ponerse a sus órdenes con la finalidad de futuras celebraciones.

Terminología que se maneja en el departamento de grupos y convenciones
De acuerdo a la fecha de arribo:
La terminología es la siguiente:
-Grupos definitivos: Son los que van a llegar en unos días.
-Grupos del día: Los que están por llegar ese día.
-Grupos de casa: Son aquellos que ya se encuentran hospedados.
-Grupos de salida: Son los que ese día abandonan las instalaciones del hotel.

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