Documentos

DOCUMENTOS

CRISTINA RAMOS RODRIGUEZ

SENA VIRTUAL

GESTION DOCUMENTAL

BARRANQUILLA, ATLANTICO

2011

CONTENIDO

PRESENTACION

1. CONCEPTO DE DOCUMENTOS.

2. DEFINICION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

3. ELEMENTOS DE LOS DOCUMENTOS

4. DOCUMENTOS SEGÚN SU CLASE

1. DOCUMENTOS

El documento es una forma de impregnar o soportar una información determinada, de forma física la cual es empleada por los seres humanos para fijar que cierta información quede plasmada como en una memoria para recordar o sustentar hechos, actos, pensamientos e ideas, creaciones entre otros. Propuestos en un lugar determinado y las personas que en este participen.

El documento como evidencia fundamental de hechos que quedan impregnados en él, son indispensables a la hora de la toma de decisiones en tiempo presente y futuro ya que estos están a la mano de un buen funcionamiento en cualquier ente económico.

Los documentos los podemos encontrar de distintas formas, de tal manera que evidencien las diferentes actividades que se realicen dentro del ente económico. Entre estos tenemos la museología, la historia, bibliotecología, archivología, derecho, entre otros.

2. DOCUMENTOS DE ARCHIVOS

Los documentos de archivos son las informaciones recibidas o producidas por las diferentes personas o entes económicos que de acuerdo a sus actividades o funciones realizadas pueden ser o pueden tener valores diferentes en los cuales se encuentran el administrativo, legal, fiscal, económicos, científicos, entre otros.

Cada uno de estos tiene sus documentos los cuales son las evidencias respecto a cada actividad realizado por estos en su ente económico.

3. ELEMENTOS DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos constan de elementos que hacen parte de la conformación de un archivo.

Un documento debe tener:

-Un soporte; el cual es la parte física en este caso es el papel

-una técnica; que es la manera como se fija el contenido y es la escritura.

-la estructura; es la que hace referencias a todas las partes del documento. Un ejemplo sería una carta la cual consta de; la fecha, destinatario, vocativo, asunto, despedida, firma y cargo.

4. SEGÚN SU CLASE

Los documentos los podemos clasificar de acuerdo a:

-su clase: es la técnica para fijar la información y transmitirla.

-la tradición documental o forma de transmisión: clasifica los ejemplares como original, copia, borrador, o minuta.

...