El acta es un documento que surge como resultado de la reunión de un grupo de personas donde se registran los actos, las incidencias y los acuerdos tomados

EL ACTA      

1. CONCEPTO

El acta es un documento que surge como resultado de la reunión de un grupo de personas donde se registran los actos, las incidencias y los acuerdos tomados.

1. IMPORTANCIA

Las actas constituyen prueba de que las decisiones y acciones tomadas por los miembros de una organización son legales. Sólo las actas registran todas las decisiones adoptadas y se convierten en la historia de una organización.

1. TERMINOLOGÍA MÁS USADA EN LAS ACTAS

1. Aceptar un informe.- Es permitir que un informe sea presentado en la asamblea.

1. Acta.- Es la relación escrita de todo lo sucedido, tratado y acordado durante la sesión.

1. Adenda.- Se llama así al apéndice o aditamento que se puede introducir a la agenda.

1. Agenda.- Es la relación de asuntos que deben ser tratados y debatidos en la asamblea. La Asamblea tiene potestad para aprobarla tal como se presenta o para modificarla.

1. Asamblea.- Reunión de personas para deliberar asuntos trascendentes para un determinado grupo.

1. Bajar al llano.- Cuando el Presidente desea intervenir en el debate para exponer sus puntos de vista, encarga momentáneamente la conducción de la sesión a otra persona que podría ser el Vicepresidente, el Secretario de Organización, etc.

1. Cuarto intermedio.- Es la suspensión de la sesión por breves minutos. Procede cuando es indispensable que los asambleístas se pongan de acuerdo sobre un asunto en debate y no hay un consenso claro. También puede suspenderse por algunos minutos para tomar un descanso cuando, por ejemplo, la sesión se torno muy larga.

1. Cuestión previa.- Es el planteamiento que se considera básico para la solución de un asunto importante que está en debate. Puede formularla cualquier asistente. El Presidente consultará a la Asamblea si está de acuerdo para admitir a debate la cuestión previa. Se requiere los dos tercios de votos para ser aprobada.

1. Debate.- Deliberación acerca de un problema en una reunión o asamblea.

1. Dispensa del trámite de lectura y aprobación del acta.- El Presidente pide la lectura y aprobación del acta para que los acuerdos tomados puedan ejecutarse, sin esperar la próxima sesión. Esta propuesta  será aprobada por votación de los asambleístas.

1. Enmienda.- Es el cambio, adición o reemplazo de una moción, informe, proyecto o reglamento.

1. Escrutinio.- Se llama a la votación hecha por escrito, cuyos votos son metidos en el ánfora. Las personas que hacen el cómputo de éstos e informan el resultado, reciben el nombre de “escrutadores”.

1. Levantamiento de la sesión.- Se efectúa cuando se han agotado todos los puntos de la agenda y los que han surgido durante la sesión.

1. Mayoría.- Es el mayor número de votos entre los asambleístas en el acto de la votación para decidir una situación debatida. Pueden ser de las clases siguientes:

- Mayoría simple.- Es la votación que supera al 50% del total de los miembros asistentes a la asamblea.

- Mayoría absoluta.- Votación que supera al 50% del total de los miembros que conforman la institución, aun cuando no hayan asistido a la asamblea.

- Mayoría extraordinaria.- Votación formada por las dos terceras partes, tres cuartas partes o cuatro quintas partes de los votos, según lo contemple el estatuto.

1. Moción.- Es la proposición que se hace o se sugiere ante la Asamblea. Puede hacerse verbalmente o por escrito. Tiene derecho a plantearla un solo asambleísta o varios. Existen distintas clases de mociones.

1. Orden del día.- Estación en la que la Asamblea delibera asunto por asunto.
2. Presidente.- Persona que preside la asamblea.

1. Prioridad.- Es el pedido que se hace para que se dé preferencia en la discusión a un asunto, dejando de lado el orden de la agenda o de los asuntos que han pasado para debate en orden del día.

1. Pluralidad.- Se dice que existe pluralidad cuando hay tres o más medidas; tres o más candidatos para ocupar un cargo y se acuerda por la Asamblea que la medida o el candidato que mayor número de votos obtenga resultará triunfante.

1. Quórum.- Número mínimo de socios que deben estar presentes en la asamblea antes de su constitución y deliberación.

1. Receso.- Es la suspensión temporal de la asamblea.

1. Reconsideración.- Es el planteamiento formulado a fin de que se vuelva a discutir un asunto ya sancionado por la Asamblea. No se puede formular en la misma sesión, sino en la siguiente. El Director de Debates someterá a votación para determinar si procede o no la reconsideración para ello se requiere las dos terceras partes de votos de los asistentes.

1. Rectificación de la votación.- Consiste en volver a votar un mismo asunto, inmediatamente, para el mejor conteo de los votos por existir error en el cómputo o cuando los asambleístas no han comprendido claramente el sentido de la votación. Esta votación procede sólo cuando la votación es abierta.

1. Secundar una moción.- Es apoyar a una moción planteada por otros asambleístas para poderla someter a votación.

1. Suspensión de la sesión.- El Presidente tiene potestad para suspender la sesión por diversas causales, antes de haber concluido con todos los asuntos a tratarse.

1. CLASIFICACIÓN

1. Acta de trabajo 

Es el acta que se levanta para certificar la veracidad del desarrollo de un acto administrativo con el fin de deslindar responsabilidades, prevenir o dar cumplimiento a determinadas disposiciones.

Por lo general, es levantada al transferir, incautar, exterminar, inventar, entregar o depositar bienes. También se suele elaborar en el momento de dejar o asumir un cargo.

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