FORO COMUNICACION

Foro Semana 1: Lecciones Aprendidas en la Comunicación

Dentro de los Proyectos

1.- Compartir un proyecto en el ámbito profesional en donde se haya tenido una historia de éxito o fracaso sobre el manejo de las comunicaciones.

a) Contexto

Dentro de las organizaciones, es común que se evalúen las bondades de muchos proyectos y que se pretenda aplicar los mismos criterios usados en un proyecto determinado en los demás que se evalúen en adelante, de hecho, no es ajeno a la fase de preparación del presupuesto en el momento que se asignan los precios a cada una de las actividades que lo conforman cuando este se encuentra en etapa de factibilidad.

Los hechos tienen lugar en un proyecto carretero de concesión de iniciativa privada cuando el presupuesto de construcción o Capex estimado por el equipo técnico en conjunto con el área de costos, resulta ser mucho más elevado de lo esperado y los ingresos operativos menores a los previstos en la etapa de pre-factibilidad.

El área de finanzas de la organización no logró un cierre del modelo financiero para las expectativas de ingreso que hacían interesante el negocio, por lo que se da la instrucción a las directivas del área técnica de revisar los costos y buscar optimizaciones para disminuir el Capex del proyecto.

b) Acciones tomadas (tuyas o del responsable)

Ante los hechos descritos, se generan las siguientes acciones en búsqueda del cierre financiero del proyecto:

☞ El área técnica logra una reducción de un 10% en el Capex, luego de una revisión exhaustiva.

☞ El área financiera comunica que para lograr el cierre financiero se debe reducir el Capex en un 20% adicional, respecto al nuevo estimado.

☞ El área técnica manifiesta que no es posible reducir más el Capex del proyecto.

☞ Las directivas del proyecto se reúnen con el área financiera y tras una comparación de costos de las actividades más relevantes con las de otro proyecto, deciden reducir el precio a las actividades de movimiento de tierras a fin de lograr una reducción significativa del Capex y así mismo el cierre financiero.

☞ Se da vía libre para presentar la propuesta de concesión a la entidad pertinente.

c) Resultado obtenido

Acto seguido, se conforma el departamento de costos, encargando su liderazgo a un profesional de amplia experiencia en el área. La primera misión que se encargó al departamento de costos fue la revisión del proyecto presentado al Estado, en cuyo informe resume que se subvaloraron los costos de construcción, específicamente los movimientos de tierras y que de resultar adjudicatarios del proyecto se debían asumir los costos desestimados, ya que de lo contrario la empresa se vería inmersa en un problema legal al no mantener la oferta, lo que adicionalmente traería consigo el pago de multas y la efectividad de la póliza de seriedad de la oferta.

Afortunadamente, el proyecto fue rechazado por la entidad correspondiente, justificando que se estructuraría una iniciativa pública de mayor alcance que el contenido en la iniciativa privada.

d) Lecciones aprendidas (Qué se hizo bien, que pudo hacerse mejor)

☞ El área técnica realizó un buen estimativo de los costos del proyecto, sin embargo no pudo documentar las solicitudes de cambio,

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