Guia De Proyectos De Adm Publica

Guía para el diseño de procesos

y la elaboración de manuales

e instructivos de procedimiento

en la Administración Pública Provincial

La Plata, junio de 2007

Sumario

PRESENTACIÓN 3

FUNDAMENTACIÓN 4

1. LOS PROCESOS ORGANIZACIONALES ORIENTADOS A LA GESTIÓN POR RESULTADOS 6

1.1 Gestión por Objetivos y Resultados 6

1.2 Gestión de la Calidad 7

1.3 La Gestión por Resultados: los procesos organizacionales 8

1.3.1. Proceso 9

1.3.2. Procedimiento 11

1.3.3. Distinción entre proceso y función 11

1.3.4 Tipos de procesos 12

1.4 Principios y criterios orientadores para el Diseño de Procesos y Procedimientos en la Provincia de Buenos Aires 14

2. MARCO NORMATIVO 17

3. RELEVAMIENTO, DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PROCESOS Y/O PROCEDIMIENTOS 19

3.1. Pasos para definir los procesos y/o procedimientos 19

3.2. Metodologías para el relevamiento, descripción y análisis y de procesos y procedimientos 20

3.2.1. Metodologías de relevamiento de los procesos y/o procedimientos 20

3.2.2. Metodología para la descripción y análisis de procesos y/o procedimientos 23

3.2.3. Técnicas de descripción de procesos y/o procedimientos administrativos 24

4. HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS 27

4.1. Herramientas de gestión para la simplificación y agilización de trámites 27

4.2. Herramientas de Comunicación 31

5. GUÍAS, INSTRUCTIVOS Y MANUALES DE PROCEDIMIENTO 34

ANEXO 1 - CURSOGRAMAS 39

ANEXO 2 - CONTENIDO Y ESTRUCTURA DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS 44

ANEXO 3 – INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTOS. CRITERIOS A SEGUIR PARA SU CONFECCIÓN 53

BIBLIOGRAFÍA 58

PRESENTACIÓN

A partir de la política de fortalecimiento institucional del sector público que lleva adelante el Gobierno de la Provincia de Buenos Aires a través de las acciones de la Subsecretaría de la Gestión Pública, se considera necesario avanzar en uno de los problemas centrales de la Administración: la tramitación de las actuaciones, cualquiera sea el tema o el sector. Las distancias observadas entre el Estado y la Sociedad que éste representa, están relacionadas con las tensiones y conflictos observados en este campo.

En este marco, este documento se propone difundir entre los funcionarios y equipos de gestión provinciales un conjunto de herramientas que permiten diseñar e implementar procesos operativos y administrativos eficaces para el logro de objetivos y la obtención de resultados de gestión de cara a la sociedad que los origina y justifica.

La Subsecretaría de Gestión Pública, como organismo rector en la materia, toma los avances que suponen los enfoques de Gestión por Objetivos y Resultados y de Gestión de la Calidad, lo que implica la realización de actividades de planificación estratégica, programación presupuestaria y mejora continua de los procesos. El enfoque de Gestión por Objetivos y Resultados y el de Gestión de la Calidad se complementan entre sí, y por lo tanto no tienen que ser vistos como alternativas excluyentes. Estos modelos comparten la institucionalización de los compromisos públicos y priorizan la participación ciudadana y la evaluación institucional.

En el presente documento, se presentan lineamientos para el análisis y diseño de procesos y procedimientos administrativos y recomendaciones para la elaboración de Guías, Instructivos y Manuales de Procedimientos en todo el ámbito de la Administración Pública de la Provincia de Buenos Aires centralizada y descentralizada, cualquiera fuera la naturaleza jurídica del organismo o entidad pública de que se trate.

Por otra parte, se señalan los principales aspectos jurídicos del Procedimiento Administrativo Provincial y se presentan una serie de criterios, técnicas e instrumentos para el diseño de procedimientos y trámites de gestión eficaces y eficientes.

El documento busca constituirse en una guía orientadora tanto para las administraciones provinciales y municipales, como para cualquier otra persona de derecho público que solicite la asistencia técnica del Estado Provincial en la materia.

La Subsecretaría de la Gestión Pública, a través de la Unidad de Coordinación de Programas de Innovación, el Instituto Provincial de la Administración Pública (IPAP) y la Dirección de la Gestión Pública, desde la Dirección de Análisis de Estructuras y Procesos, se encuentra a disposición de los organismos que soliciten su colaboración a través de acciones de capacitación y asistencia técnica en esta materia.

Subsecretaría de la Gestión Pública

Tels: 0221-4295571/72/74/76

contactenos@gestionpublica.sg.gba.gov.ar

FUNDAMENTACIÓN

Según la Carta Iberoamericana de la Función Pública “El Estado constituye la máxima instancia de articulación de relaciones sociales. Desde el punto de vista de la gobernabilidad, el progreso económico y la reducción de la desigualdad social, el papel del Estado en las sociedades contemporáneas, y en particular en el área iberoamericana, es fundamental para el logro de niveles crecientes de bienestar colectivo.”

Como roles indelegables del Estado, resulta interesante sumar a las definiciones de la preservación de la identidad histórica y cultural de los pueblos y la definición de un destino compartido.

Estos roles suponen la provisión de bienes públicos para construir el proyecto y el sentido colectivo , principal requisito de la gobernabilidad. La gobernabilidad, en este marco, puede definirse como una situación de equilibrio entre las demandas y aspiraciones sociales y la forma en que el Estado ejerce la autoridad y gestiona los bienes y servicios públicos.

En el presente, en el marco de la gestión de estos bienes y servicios, el vínculo entre las organizaciones públicas y la ciudadanía está deteriorado por el sinnúmero de reglamentaciones y formalismos que dificultan el diálogo y el acuerdo. Por esta razón, creemos que una de las prioridades del Estado es alcanzar una mayor calidad en la prestación de sus servicios, en la producción de bienes públicos y en la implementación de políticas, lo que permitirá, al mismo tiempo, alcanzar un mayor grado de legitimidad.

La complejidad del Estado como institución y la importancia de preservar los derechos individuales y sociales obliga a que la actividad pública se enmarque en una arquitectura jurídica que la legitima. Esta arquitectura se funda en la Constitución Nacional, los pactos internacionales

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