INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Barrera e Hijos: Montajes Metalmecánicos

El señor Ricardo Barrera quien durante más de veinte (20) años de su vida se dedicó a trabajar como técnico de tubería en reconocidas empresas operadoras de explotación de petróleo, tomó la decisión de independizarse y crear su propia empresa, la razón para tomar esta importante decisión fue el consejo de su hija menor Yenny, quien hace poco ingresó a estudiar administración de empresas y considera que lo mejor que puede hacer su papá es aprovechar su experiencia trabajando para él mismo y su familia. Pasaron los meses y la empresa que empezó en el garaje de su casa pasó a instalarse en una oficina pequeña ubicada en el tercer piso de un edificio en una céntrica avenida de la capital. Con el correr de los días la empresa comenzó a darse a conocer, aprovechando los contactos que durante los más de veinte (20) años había establecido el Sr. Barrera, no dejaban de llegar invitaciones para que participaran en licitaciones, solicitudes de cotización, ofertas de proveedores, hojas de vida de personas interesadas en trabajar con la organización, propuestas de entidades de seguridad social, comunicaciones de los diferentes organizaciones de control, entre otras.

Cierto día necesitaron adjuntar a una licitación las recomendaciones de los proveedores de materiales del proyecto, estas no aparecieron, lo que generó que no se pudiera entregar la licitación y perder el negocio que le abriría a la organización las puertas con una multinacional con presencia en los cinco (5) continentes.

Actividad de aprendizaje

Presentar un informe escrito donde se dé respuesta a las siguientes preguntas:

1. ¿Qué se debería hacer con toda la documentación que entra a Barrera e Hijos?

La documentación debería ser organizada dependiendo de las características más adecuadas para su búsqueda posterior. Una vez estén organizados es necesario estructurar su almacenamiento.

2. ¿Por qué es importante para cualquier empresa organizar los documentos?

La razón principal de la organización documental en las empresas es su posterior búsqueda, esta a su vez funciona de referencia para diversas decisiones que afecta a la empresa ya sea de manera directa o indirecta.

3. El señor Barrera toma la decisión de adquirir unos archivadores de un tamaño considerable para guardar la documentación, ¿les ayudará esta compra con su manejo de documentos? ¿Por qué?

Un archivador es muy útil para el almacenamiento de los documentos físicos y siempre es de gran ayuda, sin embargo, hay que tener en cuenta las dimensiones del mismo para que este no se convierta en un sobre costo. El orden de almacenamiento también depende de las características del archivador de su funcionamiento y de sus dimensiones.

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