Informacion Documental

1- ♦ Noción de Institución Documental:

Cuando se habla de Institución Documental, lo primero en lo que se piensa es en la biblioteca, pero no es la única Institución Documental ya que también lo son: las bibliotecas especiales, las agencias o servicios de información y documentación de organismos, industriales comerciales o financieros, museos de arte, arquitectónicos, arqueológicos, etc.

Las cinco Instituciones Documentales principales son:

a) Bibliotecas

b) Archivos históricos

c) Agencias bibliotecas

d) Museos

e) Oficinas, despachos, secretarias (archivos administrativos)

El fin de estas instituciones es:

• Incorporar documentos

• Identificación física del documento

• Conservar la documentación acumulada

• Difundir la documentación

Las Instituciones Documentales recopilan información, documentos, y lo tratan con el fin de difundir conocimiento.

♦ Documento:

Proviene del latín “docere” que significa “enseñar”, lo que sirve para instruir.

El documento es todo escrito que sirve de prueba o de información.

También se pude decir que es aquel conocimiento fijado materialmente sobre un soporte que puede ser utilizado como consulta, estudio o trabajo pero también pueden ser materiales o cosas, como fotos, objetos arqueológicos, piezas de arte, entre otros. No necesariamente tiene que ser escrito.

Lo que nos lleva a dos acepciones:

• Están aquellos documentos que fueron creados con el fin de transmitir información, por ejemplo un libro.

• Están aquellos documentos que no fueron creados con ese fin, por ejemplo la ropa o un objeto arqueológico (hueso).

Meyrat lo considera como un objeto que soporta información y que sirve para transmitirse con carácter perdurable. En esta definición aparecen dos elementos, uno de carácter material: el objeto que sirve de soporte de la información y otro de carácter intelectual: la información en sí misma.

♦ Información Documental:

Se define a información documental (o sus referencias) considerados novedosos o relevantes y pertinentes, en un momento dado y por un receptor concreto, a fin de paliar en ello su ignorancia o reducir en ello su incertidumbre sobre una materia, originando un nuevo estado de conocimiento cuya estructura no es modificada por aquella. Sus características son:

• Difusión de un documento novedoso (relevante) y pertinente (útil) para el receptor

• Información indirecta: información sobre documentos.

• Origina un nuevo estado de conocimiento

♦ Lenguaje Natural

Es el lenguaje hablado que tiene características que lo hacen difícilmente utilizables, en su estado normal, para el tratamiento de la información. Contiene una enorme cantidad de términos por lo tanto

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