Controlar la informacion documental de la empresa

CONTROLAR LA INFORMACION DOCUMENTAL DE LA EMPRESA

iernes, 26 de marzo de 2010

Organización de archivos

Estimados alumnos del grupo, reciban un cordial saludo y al mismo tiempo me permito dar a conocer a ustedes las actividades a desarrollar en forma individual y en equipo.

Registrar en el blog su participación de acuerdo a lo acordado en clases.

Dar a conocer el nombre del participante, de la institución así como la manera de como organizan su información y un dar a conocer un ejemplo, en orden consecutivo.

En equipo de 7 integrantes realizar en formato (Excel) tabla de documentos para así realizar comentario respectivo, recordando que en cada equipo hay un responsable de reenviar dicho archivo al correo electrónico.

Cabe hacer mención que dicha actividad deberá quedar registrada en el blog, a más tardar el día miércoles 7 de abril del año en curso.

Esperando tengan excelentes vacaciones en compañía de su familia , cuídense y seguimos en comunicación.

Atte. Lic.Aguilar

Publicado por LIC. EDGAR AGUILAR en 09:59 52 comentarios:

miércoles, 24 de febrero de 2010

ARCHIVO

Estimados alumnos del grupo 2AM, me permito dar a conocer el tema a desarrollar de acuerdo a las siguientes indicaciones.

ACTIVIDADES

Transcribe la información respectiva al tema “Archivo” a tu libreta de apuntes.

Lee el tema Archivo y elabora un cuadro sinóptico en tu cuaderno de apuntes

En equipo de 4 integrantes elabora una sopa de letras y crucigrama del tema en estudio, tomando en consideración:

Creatividad

Indicar instrucciones

Entregar impreso de de esta actividad. por equipo al docente respectivo.

Dicha actividad deberá entregarse el día martes 2 de marzo del 2010.

TEMA: ARCHIVO

1. – QUE SON ARCHIVOS.

Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.

Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

1.1. - INTRODUCCIÓN A LOS ARCHIVOS.

Los archivos como colección de datos sirve para la entrada y salida a la computadora y son manejados con programas.

Los archivos pueden ser contrastados con Arrays y registros; Lo que resulta dinámico y por esto en un registro se deben especificar los campos, él número de elementos de un arrays (o arreglo), el número de caracteres en una cadena; por esto se denotan como "Estructuras Estáticas".

En los archivos no se requiere de un tamaño predeterminado; esto significa que se pueden hacer archivos de datos más grandes o pequeños, según se necesiten.

Cada archivo es referenciado por su identificador (su nombre.).

1.2. - CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS

Las principales características de esta estructura son:

Independencia de las informaciones respecto de los programas

La información almacenada es permanente

Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos

Gran capacidad de almacenamiento.

1.3. - CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

Permanentes o Maestros:

Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

De Movimientos

Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.

De Maniobra o Trabajo.

Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

1.4. - TIPOS DE ARCHIVOS

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.

1.4.1. - SEGÚN SU FUNCION.

Se define por:

a.- Archivos Permanentes:

Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:

Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

b.- Archivos de Movimiento

Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentado por los mismos.

c.- Archivo de Maniobra o Transitorio

Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

1.4.2. – SEGÚN SUS ELEMENTOS.

Los principales archivos de este tipo son:

Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.

Archivo de Salida: Una colección de información visualizada por la computadora.

Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

De Situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

- SEGÚN SUS ELEMENTOS

Los principales archivos de este tipo son:

Archivo de Entrada, una colección de datos localizada en un dispositivo de entrada.

Archivo de Salida, una colección de información visualizada por la computadora.

Archivo de Programa, un programa codificado en un lenguaje especifico y localizado o almacenado en un dispositivo de almacenamiento.

Archivo de Texto, una colección de caracteres almacenados como una unidad en un dispositivo de almacenamiento.

2. - ACCESO A LOS ARCHIVOS

Se refiere al método utilizado para acceder a los registros de un archivo prescindiendo de su organización.

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