Introduccion Importancia y principios de organización

Introducción

En esta Unidad revisarás la segunda etapa del proceso administrativo de nominada organización, cuyo objetivo principal es agrupar a las personas de acuerdo a las funciones que desempeñan. Estas agrupaciones son conocidas como las áreas funcionales, las cuales, a su vez, forman una estructura organizacional.

Ejemplo.

El área de Recursos Humanos, cuyas funciones son: reclutamiento, selección, contratación de personal, detección de necesidades de capacitación, capacitación y evaluación del desempeño, entre otras

A lo largo de esta Unidad podrás conocer los siguiente temas:

• Importancia y principios de organización
• Importancia del diseño organizacional y estructura organizacional

Además, es importante que sepas que una adecuada organización favorece el trabajo en equipo y la comunicación efectiva, generando así un clima laboral agradable.

1. Concepto de organización

Importante

En este tema se refiere a la palabra organización para identificar a la segunda etapa del proceso administrativo, por lo que no se utilizará como sinónimo de empresa

Concepto Clave

La organización es la fase del proceso administrativo en la cual se determinan cómo se utilizarán los recursos de la empresa para alcanzar las metas establecidas en la planeación, reflejando la división del trabajo en las áreas funcionales considerando las líneas formales de autoridad y comunicación

2. Principios de la organización

Para que el diseño de la organización sea efectivo existen principios básicos que orientan y que a continuación se te explican:

• Principio del objetivo. Cada una de las actividades de la organización debe ser en función del objetivo principal de la empresa.

Ejemplo.

Cada puesto en la organización debe cumplir un objetivo alineado con el objetivo general de la empresa.

• Principio de la especialización. Es la división de las actividades de la empresa en actividades individuales, es decir, que mientras más específico sea el trabajo, más efectiva será su eficiencia y destreza.
• Principio de la jerarquía. En cada empresa es indispensable establecer centros de mando de donde nace la comunicación.

Ejemplo.

Los niveles jerárquicos dentro de la organización son el medio por donde fluye la comunicación.

Principio de la equidad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de autoridad debe corresponder el mismo grado de responsabilidad.

Ejemplos.

El jefe de Juan lo seleccionó como líder entre ocho subalternos para alcanzar una meta y le dio esa responsabilidad, pero no hizo público su nombramiento, por lo tanto, no le otorgó el grado de autoridad sobre sus compañeros. Bajo estas circunstancias Juan difícilmente cumplirá la meta, pues sus compañeros posiblemente no lo obedecerán.

Principio de la unidad de mando. Es necesario que en cada actividad exista un solo jefe, ya que si hay dos o más, pueden surgir conflictos en la comunicación entre los subalternos al no saber a quién obedecer.

Ejemplos.

Los esposos Sánchez son propietarios de una comercializadora de lácteos, pero el problema es que los dos esposos dan órdenes a los empleados. Lo que se debe hacer en este caso es partir los centros de responsabilidad en dos: que la esposa sea la responsable del personal y el esposo de las compras y pagos.

• Principio de la difusión. Las obligaciones y responsabilidades de cada puesto deben publicarse con la finalidad de evitar problemas dentro de la organización.
• Principio de la amplitud o tramo de control. Es el número de empleados que cada jefe tiene bajo su mando.
• Principio de la coordinación. Todas las áreas de la empresa deben considerarse en equilibrio. Por ejemplo, de nada serviría a una empresa contar con un equipo de informática sofisticado y vanguardista, si el personal no está capacitado para utilizarlo.

3. Diseño organizacional y estructura organizacional

Ahora que ya conoces los principios de la fase de organización es importante que también estudies los diferentes tipos y diseños de estructura organizacional que existen, así como la importancia que éstos tienen dentro de la empresa.

4. Administración del cambio

Todas las organizaciones deben definir la estructura bajo la cual trabajarán y una característica de ella es que ésta no es estática; debido a que desde el momento de su creación aun cuando son muy maduras, las empresas deben adaptarse a su entorno, si es que desean sobrevivir y hacer los cambios correspondientes de acuerdo con sus necesidades.

En muchas ocasiones para realizar esta adaptación es necesario cambiar, pero…

• ¿El cambio será fácil para las organizaciones?
• ¿Qué requieren las empresas para desarrollar equipos de trabajo?
• ¿Cómo pueden evitar conflictos organizacionales las empresas?

Recapitulación

Durante esta Unidad se estudiaron las dos etapas siguientes del proceso administrativo: planeación y organización. A continuación se resumen los conceptos más importantes:

Planeación

• Primera etapa del proceso administrativo.
• Permite anticipar el futuro y determinar tanto las estrategias como las líneas de acción.

Su relación con la toma de decisiones se da de acuerdo con el tipo de liderazgo que el gerente aplique en la organización.

Las condiciones en la toma de decisiones son:

• a)De certidumbre. Cuando se tiene la certeza de lo ocurrido.
• b)De riesgo. Se desconocen con precisión los resultados de cualquier decisión.
• c)De incertidumbre. Se dan cuando no se tiene la capacidad para predecir un resultado.

El proceso en la toma de decisiones

• Investigar la situación. Se debe definir el problema, realizar un diagnóstico de las causas e identificar las variables de decisión.
• Desarrollar alternativas. Identificar las alternativas creativas (no evaluarlas, sólo identificarlas).
• Evaluar alternativas y elegir la mejor disponible. En esta etapa sí se evalúa la alternativa y se elige la mejor.
• Implantar la decisión y monitorearla. La parte más complicada de tomar una decisión es conseguir los recursos necesarios para realizarla, calendarizar y establecer presupuestos, nombrar responsables, además de dar seguimiento y correcciones.

Estilos de la toma de decisiones

• Estilo directivo. Los gerentes que las usan prefieren soluciones simples, que deciden de manera rápida, analizando una o dos alternativas.
• Estilo analítico. Los gerentes que las utilizan prefieren tomar soluciones basadas en un análisis de la mayor parte de los datos con los que se cuentan.
• Estilo conceptual. Los gerentes que maneja este estilo tiene una inclinación social, prefiere delegar y compartir con otros el problema, aceptan la colaboración en la toma de decisiones y generalmente la solución es a largo plazo y muy creativa.
• Estilo conductual. El gerente que toma decisiones bajo el estilo conductual tiene una amplia inclinación social, prefiere hablar del problema con las personas, acepta sugerencias, convoca a reuniones y evita conflictos.

Proceso de planeación estratégica

• Formular estrategias. La empresa debe definir su misión y visión, así como diagnosticar el medio ambiente interno y externo de la organización
• Implementar las estrategias. En la empresa se definen objetivos anuales, se diseñan políticas y procesos y además se debe adaptar la estructura organizacional a la estrategia seleccionada

Análisis del medio ambiente interno y externo: diagnóstico FODA

• Fortalezas son las cualidades o áreas fuertes que la empresa tiene muy bien desarrolladas.
• Oportunidades son factores del medio ambiente que afectan de manera positiva a la empresa.
• Debilidades son actividades que se desarrollan dentro de las áreas funcionales de la empresa y que se deben mejorar.
• Amenazas son factores del medio ambiente que afectan de manera negativa a la empresa.

La organización es la fase del proceso administrativo en la cual se determinan cómo se utilizarán los recursos de la empresa para alcanzar las metas establecidas en la planeación, reflejando la división del trabajo en las áreas funcionales considerando las líneas formales de autoridad y comunicación.

...