La administración y evolución del pensamiento administrativo

Fundamentos de administración

Tema 1. La administración y evolución del pensamiento administrativo

1.1 La organización y sus características

Iniciemos este tema con una pregunta básica y muy relevante: ¿qué es una organización?

Los autores Hellriegel, Jackson y Slocum (2005), aseguran que una organización “es un grupo coordinado de personas que funciona para lograr una meta particular”. Robbins y Coulter (2005), sostienen que “una organización es una asociación deliberada de personas para cumplir determinada finalidad.” Por ejemplo, una universidad es una asociación; también son asociaciones los clubes estudiantiles, oficinas de gobierno, iglesias, una óptica, un supermercado, el negocio de una renta de videos, un hospital, el equipo de futbol de la localidad. Todas son organizaciones porque comparten las tres siguientes características: finalidad definida, estructura deliberada y gente.

En primer lugar, cada organización tiene una finalidad distinta, que se expresa a través de la meta o metas que desea alcanzar; en segundo, todas las organizaciones crean una estructura deliberada para que los integrantes puedan trabajar y, por último, toda organización está compuesta por personas, que son quienes realizan el trabajo que se necesita para que la organización cumpla sus metas. Una persona que trabaja sola no es una organización.

La estructura de una organización puede ser abierta y flexible, sin límites claros ni precisos de los deberes laborales y sin apegarse rigurosamente a ninguna disposición laboral explícita, pero también puede ser una estructura más tradicional con reglas, normas y descripciones de puestos bien definidos y en la que algunos integrantes identificados como “jefes” tienen la autoridad sobre los demás. Pero cualquiera que sea el diseño de la organización, tiene que ser una estructura deliberada en la que se clarifiquen las relaciones laborales de los miembros.

En resumen, el término organización se refiere a una entidad que tiene una finalidad definida, personas o integrantes y alguna estructura deliberada.

Aunque estas tres características son importantes para la definición de qué es una organización, el concepto en sí ha cambiado. Las organizaciones contemporáneas tienen un esquema de trabajo flexible, equipos de trabajo, sistemas de comunicación abierta y alianzas con los proveedores. Las organizaciones modernas se vuelven más abiertas, flexibles y sensibles a los cambios.

Como comentábamos anteriormente, todas las organizaciones luchan por lograr metas específicas, pero no todas tienen las mismas metas. Por ejemplo, una meta en FedEx (compañía aérea de transporte de paquetes y logística, de origen estadounidense con cobertura a nivel internacional), es ofrecer un servicio de entrega de paquetes a tiempo al menor precio posible. Una meta en Sony (multinacional de origen japonés y uno de los fabricantes líderes en la electrónica de consumo), es crear cámaras de fotografía y video digital innovadoras, mientras que para Dell Computers, compañía multinacional estadounidense que desarrolla, fabrica, vende y da soporte a computadoras personales, una meta es producir computadoras confiables y de bajo costo. Sin embargo, todas estas metas se relacionan con las metas generales de servir a los clientes y obtener ganancias.

1.2 Administradores: rol e importancia

Sin importar las metas específicas de una organización, el trabajo de los gerentes es ayudar a cumplirlas. Los gerentes realizan ciertas actividades o deberes al tiempo que coordinan de manera eficaz y eficiente el trabajo de los demás. ¿Qué son estas actividades o funciones? En la actualidad, los gerentes o administradores están organizados en cuatro funciones administrativas muy importantes: planear, organizar, dirigir y controlar. La definición breve de cada una es la siguiente.

PLANEAR Los gerentes que desempeñan la función de planeación definen las metas, fijan las estrategias para alcanzarlas y trazan planes para integrar y coordinar las actividades.

ORGANIZAR A la función de disponer el trabajo para conseguir las metas de la organización se le llama organización. Cuando los gerentes organizan, determinan qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones.

DIRIGIR En todas las organizaciones hay personas y el gerente debe trabajar con ellas y a través de ellas para alcanzar las metas de la organización. Esta es la función de dirección. Los gerentes dirigen cuando motivan a sus subordinados, influyen en los individuos y los equipos a la vez que hacen su trabajo, cuando eligen el mejor canal de comunicación y, en general, siempre que se ocupan del comportamiento de los empleados.

CONTROLAR Después de fijar las metas (planeación), formular los planes (planeación), decidir el esquema estructural (organización) y contratar, capacitar y motivar el personal (dirección), es preciso evaluar si las cosas van conforme a lo previsto, para lo que es necesario comparar el desempeño real con las metas fijadas con anticipación. Si hay desviaciones significativas en el desempeño, es deber de la administración retomar el rumbo. Este proceso de vigilar, comparar y corregir es lo que entendemos como control.

Funciones de la administración:

La labor de un gerente no siempre sigue esta secuencia lógica y ordenada, pero esto no interfiere con la importancia de las funciones como administrador, ya que el hecho es que un gerente planea, organiza, dirige y controla cuando administra.

Según estudios de Henry Mintzberg, destacado investigador de la administración que estudió a los gerentes en la práctica, los administradores desempeñan diez roles, que se relacionan mucho entre sí:

Interpersonal

• Figura de autoridad

• Líder

• Enlace

Informativo

• Supervisor

• Difusor

• Vocero

De decisión

• Empresario

• Manejador de alteraciones

• Distribuidor de recursos

• Negociador

Los roles interpersonales son aquellos que tienen que ver con la gente, ya sean subordinados o individuos que no pertenecen a la organización y otros deberes de índole protocolaria y simbólica. Los roles informativos consisten en recibir, almacenar y difundir información. Por último, los roles de decisión giran en torno a la toma de decisiones.

1.3 Principios y conceptos generales de la administración

Cuando pensamos en administración, se nos presentan una serie de imágenes y experiencias y rápidamente la asociamos con autoridad, decisiones, empresa, utilidades, consumidores, servicios, planeación,

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