Las hojas de trabajo.

Las hojas de trabajo. ¿Qué son y para qué sirven?

A diferencia de lo que ocurría tiempos atrás, actualmente, de una forma u otra, prácticamente todas las firmas utilizan las hojas de trabajo para poder controlar y planificar mejor sus finanzas. Sin embargo, hoy la novedad reside en que muchos despachos utilizan un sistema informatizado que facilita mucho la tarea de extracción de conclusiones globales.

Pero, ¿qué es una hoja de trabajo? Es una relación diaria elaborada por el profesional en la que deben aparecer los trabajos y las gestiones realizadas, así como los clientes receptores de los mismos. Así mismo, pueden incluirse los tiempos de transporte, además de los de formación. Por tanto, la hoja suele incluir las siguientes variables:

Cliente al que va dirigido el trabajo en cuestión.

Asunto.

Clase de trabajo (conversación, reunión, llamada telefónica, visita del cliente, visita al domicilio del cliente, etc.).

Tiempo invertido.

Importe destinado.

Tal como hemos indicado, si el despacho ha informatizado el sistema de hojas de trabajo (sobre todo si nos referimos a una gran firma), cada profesional tendrá unas siglas o una clave que será fácilmente leída por el programa. De igual forma, será importante incluir la fecha.

En concreto, las funciones que cumplen las hojas de trabajo, absolutamente perfeccionadas gracias a la introducción de la informática, son:

Facilitan el cálculo de la facturación de todo el despacho.

Permiten conocer la rentabilidad de los temas en marcha o pendientes.

Dan información acerca de la cargabilidad del tiempo incurrido por los profesionales.

Sirven para “repartir” los honorarios facturados por el bufete entre los profesionales, según el tiempo que haya intervenido cada uno de ellos en cada asunto concreto.

Evidentemente, es fácil constatar que, para alcanzar estas funciones, resulta imprescindible que todos los profesionales cumplan con el trámite de la cumplimentación de estas hojas, siguiendo una misma sistemática y llevándolas al día.

Con relación a esta sistemática común a la que acabamos de hacer referencia, hay que decir que tiene una gran importancia pues, aunque existen unos criterios básicos más o menos comunes a todos los despachos, hay algunos matices que se deben dejar muy claros de entrada, tanto para el profesional como para el cliente.

Así, los criterios que es conveniente o aconsejable dejar claros de entrada son:

Qué se considera minutable y qué no. Por ejemplo, es razonable que se anote como tiempo minutable el efectivamente dedicado a prestar asesoramiento jurídico al cliente. En algunos casos, también puede incluirse el tiempo dedicado a aspectos de administración, formación o promoción. Por el contrario, no es aconsejable incluir el tiempo que se dedica a atender las reclamaciones, a concertar

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