Libros Oficiales

Los libros oficiales son aquellos obligatorios debidamente registrados, y deben estar conformados y diligenciados en forma tal que garantice su autenticidad e integridad.

Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos.

Por otro lado el decreto reglamentario 2649 de 1993 se refiere con mayor detenimiento sobre los libros que se deben llevar y registrar y como se deben llevar:

• Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

• Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global;

b. Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones;

c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de una y otras;

d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y

e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

Las entidades vigiladas podrán llevar los libros de contabilidad que consideren necesarios para establecer los activos, pasivos, el patrimonio, los ingresos, los gastos y los costos, las cuentas contingentes y las cuentas de orden que se deriven de las actividades propias de cada entidad solidaria.

Esta Superintendencia considera que los siguientes son los libros oficiales obligatorios que deben estar debidamente custodiados y diligenciados por cada entidad según la normatividad vigente:

• Libro diario

• Libros mayor y balances

• Libro de inventarios y balances

• Libro de actas de asambleas

• Libros de actas de Consejo de administración o Junta Directiva

• Libro de registro social

El libro de inventarios y balances es de carácter obligatorio para aquellas entidades que mantengan inventarios producto de su actividad, ya sea por la manufactura o comercialización de un bien, y el registro de estos inventarios se

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