PRESERVACIÓN Y PREVENCION DE LOS DOCUMENTOS EN EL MANEJO DE ARCHIVO EN LAS EMPRESAS PÚBLICAS Y PRIVADAS

La conservación y el expurgo

La Agencia Tributaria manifiesta que los empresarios y profesionales tienen el deber de conservar durante el plazo fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la inspección del Ejercicio los siguientes documentos, atendiendo al tipo de procedimiento.

Las facturas o documento sustitutivo que hallan emitido

Las copias y matrices de las facturas expedidas conforme al artículo 2.1 y 2 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y la copias de los documentos sustitutivos expedidos

Las facturas expedidas de acuerdo con el artículo 2.3 del citado Reglamento, así como sus justificantes contables

Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación

Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación

Por otro lado, el artículo 30 del código del comercio vigente establece una obligación para los empresarios de conservar "libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio (...) durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros".

Expurgo: operación técnica de evaluación crítica de la colección con vistas a la retirada de parte de la colección. El expurgo debe entenderse como una tarea más de la gestión de la colección que contribuye a mantener a ésta en las mejores condiciones posibles. No hay que confundir expurgo con retirada: todos los fondos son sometidos al expurgo y, como consecuencia de él, algunos de ellos serán retirados de la colección.

Razones para expurgar:

Superar la limitación del espacio de almacenamiento

Mejorar la actualidad de la colección

Mejorar la accesibilidad de los fondos

Mejorar la imagen de la biblioteca: eliminando fondos deteriorados

Otras circunstancias, ajenas en principio, pueden ser buenas excusas para plantear un expurgo: traslado de la colección a otra sede, inicio de un proceso de automatización del catálogo, etc.

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