Tramitar Documentos De Archivo

TRAMITAR LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE Y CON LA POLÍTICA INSTITUCIONAL

Criterio de evaluación:

Utiliza cuidadosamente los útiles, papelería, elementos, mobiliario y equipos requeridos para la recepción y despacho de documentos.

Aplica de manera responsable el manual de operaciones de los equipos requeridos para el recibo y despacho de documentos.

Opera de manera metódica los equipos y programas (aplicativo) para el recibo y despacho de documentos internos y externos.

Aplica con responsabilidad los manuales de operación de los equipos utilizados en el proceso de recibo y despacho de documentos.

Utiliza responsablemente las tablas de retención documental.

Aplica de manera rigurosa los procedimientos, manuales o automatizados y la normativa vigente para la recepción de los documentos.

Verifica rigurosamente que los documentos recibidos reúnan las condiciones para ser radicados.

Aplica de manera rigurosa el manual de gestión documental, las normas de gestión de la calidad y la legislación vigente para el ingreso de los documentos.

Clasifica de manera cuidadosa la documentación recibida.

Radica de manera rigurosa los documentos para la organización, internos y externos, aplicando el software, las normas y la legislación vigente.

Analiza e interpreta de manera coherente la información contenida en los documentos recibidos, para el respectivo registro.

Utiliza de manera responsable los formatos, planillas y software para el registro y control de los documentos recibidos, teniendo en cuenta las normas de gestión de la calidad y la tecnología disponible.

Distribuye rigurosamente los documentos a las dependencias encargadas del trámite, de acuerdo con las funciones de cada una.

Realiza de manera estricta el recordatorio de correspondencia recibida, a las dependencias respectivas aplicando el manual de gestión documental.

Utiliza responsablemente los elementos de protección, de acuerdo con las normas de seguridad y salud ocupacional durante el desempeño de sus funciones.

Aplica de manera cuidadosa la comunicación empresarial y las estrategias de atención al cliente cara a cara y a través de medios tecnológicos, de acuerdo con la tecnología disponible.

Participa activamente en la solución de situaciones problémicas, en equipo de trabajo con otros compañeros.

Verifica rigurosamente que los documentos reúnan las condiciones para ser radicados, registrados y despachados, de acuerdo con el manual de gestión documental, las normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de documentos y las de gestión de la calidad.

Aplica de manera cuidadosa el procedimiento, manual o automatizado, para la radicación de los documentos por despachar, utilizando la tecnología y el aplicativo disponible.

Registra con responsabilidad los documentos internos y externos por despachar, aplicando el manual de gestión documental y la tecnología disponible.

Distribuye oportunamente las copias de los documentos por enviar de acuerdo con las normas internas y la legislación vigente.

Conserva responsablemente las copias de los documentos enviados de acuerdo con las normas de la organización y la legislación vigente.

Aplica cuidadosamente técnicas de plegado y embalaje para el despacho de los documentos, de acuerdo con las normas técnicas y las de correo y mensajería.

Realiza rigurosamente el descargue de los documentos trasladados a las dependencias responsables de su trámite, de acuerdo con el manual de gestión documental.

Conocimiento

Alistar los útiles, elementos, equipos y el puesto de trabajo para el recibo y el despacho de los documentos.

Operar equipos y herramientas tecnológicas, manuales o automatizadas, empleadas para la recepción y el despacho de documentos, de acuerdo con los manuales de operación.

Ingresar los documentos para la organización aplicando el manual de gestión documental, la legislación vigente, la tecnología y el aplicativo disponible.

Identificar los canales o medios de ingreso de los documentos.

Aplicar los medios de comunicación establecidos por la organización.

Interpretar el manual de gestión documental, en lo relacionado con el recibo de documentos.

Verificar los documentos recibidos de acuerdo con las normas institucionales.

Aplicar el manual de gestión documental, en lo relacionado con el recibo de documentos.

Identificar las tablas de retención documental.

Interpretar la legislación vigente para el recibo de documentos.

Aplicar la legislación vigente para el recibo de documentos.

Interpretar la estructura orgánico-funcional de la empresa.

Interpretar las normas de gestión de la calidad para la recepción de documentos.

Aplicar las normas de gestión de la calidad para la recepción de documentos.

Aplicar la estructura orgánico-funcional de la empresa.

Clasificar los documentos que ingresan a la organización de acuerdo con los destinatarios y con la estructura orgánicofuncional.

Distribuir los folletos y publicaciones seriadas, de acuerdo con la política institucional.

Radicar los documentos que harán parte de la gestión administrativa, de acuerdo con el manual de gestión documental, las normas y la legislación vigente.

Operar herramientas y equipos tecnológicos, manuales o automatizados, disponibles para el proceso de radicación de los documentos recibidos.

Aplicar los formatos y controles manuales o electrónicos para constatar la recepción de los documentos.

Elaborar formatos para el registro de documentos recibidos.

Analizar e interpretar la información del contenido de los documentos recibidos.

Registrar los documentos recibidos, manual o electrónicamente, teniendo en cuenta el manual de gestión documental, el aplicativo (software) y las normas de gestión de la calidad.

Distribuir los documentos a las dependencias para su trámite administrativo, de acuerdo con el manual de gestión documental y la estructura orgánico-funcional.

Desarrollar actitudes y estrategias de trabajo en equipo. Aplicar las normas de seguridad y salud ocupacional.

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