Criterios de Archivo para la Gestión de un Documento

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Asignatura:

Administración Documental en el Entorno Laboral

Título del trabajo

Actividad 3
Criterios de Archivo para la Gestión de un Documento

Presenta

Sandra Paola Piedra Burgos

Docente

Eduardo Martínez Escorcia

Colombia_ Ciudad Bogotá D .C.               Octubre; 10 de 2016

EMPRESA SELECCIONADA: BANCO DE OCCIDENTE SA

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Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:  

1. ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?  

La recepción y distribución de un documento en general para la empresa se maneja de la siguiente manera:

En la empresa seleccionada se maneja la recepción de documentos según el tipo de comunicación o solicitud por parte del cliente persona natural o jurídica o entidades externas que realizan una solicitud formal ante el Banco.

Cuando el Documento es radicado en una oficina de atención al público el funcionario que recibe el comunicado debe revisar que el mismo contenga las firmas registradas la fecha correcta y que el asunto se encuentre toda la información para poder dar respuesta al requerimiento, una vez verifique esto procede a sellar la original y copia del comunicado junto a su firma y código, la copia es entregada al cliente con el fin de que tenga un soporte de la solicitud y el funcionario banco procede a verificar a quien debe ser enviada la comunicación. Una vez identifica el área y persona procede a escanear el archivo y enviar por correo a la persona informándole el sobre y consecutivo en el cual se ira el original, esto con el fin de que este pendiente de la recepción del documento, una vez enviado el correo el funcionario procede a diligenciar la planilla de envió de correspondencia informando lo siguiente:

El documento y la planilla se empacan en una tula, la cual se sella con un precinto de seguridad y se envía con el mensajero, este la lleva al centro de correspondencia principal donde es recibido por una persona la cual clasifica los documentos por áreas y entrega al funcionario encargado del área de esa correspondencia el cual puntea los documentos contra la planilla, esto lo realiza con el fin de verificar si lo registrado se encuentra en físico, después del punteo empaca en la tula marcada para el área final del documento entrega a la recepcionista del piso de correspondencia y esta al mensajero encargado de la ruta para que entregue a la recepcionista del área/oficina o piso, una vez esta recibe los documentos puntea nuevamente que los físicos concuerden con los registrados en la planilla y entrega al funcionario que va dirigida la solicitud pidiendo firma de conformidad de recibido, una vez tiene la firma de todos los documentos en la planilla toma una copia de la misma la archiva en la correspondencia recibida del piso y la original la envía en la misma tula con el fin de que esta sea envida por la central de correspondencia quien captura una imagen de la planilla y posteriormente envía a la oficina o funcionario inicial para que este archive el documento.

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