Clasificación y Archivo de los documentos
Enviado por Elsita_Lagenio • 9 de Diciembre de 2013 • Tesis • 1.514 Palabras (7 Páginas) • 494 Visitas
Módulo de Elaboración y Presentación de Documentos
Clasificación y Archivo de los documentos
GENERALIDADES
La Clasificación
La clasificación de los documentos consiste en archivar estos de una forma lógica y no arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento.
La clasificación ocupa un lugar primordial en la actividad científico informativo (ACI), pues su función analítica en el almacenamiento y la posterior recuperación son básicas. Otras tareas como son la catalogación, la indización, la anotación y la confección de reseñas y resúmenes conforman, junto con la clasificación, el subsistema de procesamiento analítico sintético en un sistema de información documentario (SID).
Etapas
El análisis temático o conceptual (plano conceptual)
La traducción a los términos controlados (plano verbal)
Selección o construcción de la notación (plano notacional)
La elección de la clasificación y el establecimiento de políticas locales de clasificación
La familiarización con la especialidad, el esquema y las prácticas locales de clasificación
La lectura del documento
El análisis de contenido
Selección de los términos controlados (las clases)
La síntesis o conexión sintáctica
La generación de la signatura topográfica
Archivo
El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:
• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
• El lugar donde se custodia dicho fondo.
• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
La archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos
Funciones de los archivos.
a.- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
b.- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
c.- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
GESTION DE ARCHIVOS
La importancia de un archivo en una empresa moderna
Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento.
Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor aunque la gestión y ordenación sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fácil de manejar.
El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella.
Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.
En toda organización las finalidades del archivo son:
• Ser el centro de la información y de la documentación.
• Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
• Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
• Asegurar la conservación de los documentos.
Los fundamentos metodológicos de un archivo son:
- Lógica.
- Rigor.
- Sencillez.
Los criterios para un archivo eficaz son:
- Inequívocos.
- Explícitos.
- Objetivos.
La organización básica de un archivo es la siguiente:
- Existencia de unas normas de archivo o manual.
- Existencia de un índice.
- Instalaciones.
Mecánica del archivo
Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:
1. Inspección.
2. Clasificación.
3. Codificación.
4. Prearchivo.
5. Archivo.
En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categorías. En el ordenador se tiende a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios.
Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
1. Archivar sobre la marcha.
2. Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
3. Usar separadores.
4. Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.
5. Sujetar los papeles con grapas.
6. Unir las copias de las respuestas.
7. Alinear los bordes de los papeles que se archivan.
8. No recargar cajones.
9. Archivar la correspondencia por asuntos.
10. Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.
11. Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.
12. Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.
13. Apuntar con lápiz la fecha en que se puede eliminar material.
14. Doblar hacia fuera los impresos de gran tamaño.
15. Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.
16. Destinar un sitio a cada cosa.
IDENTIFICACION DE ARCHIVOS
Según su función.
Se define por:
a.- Archivos Permanentes:
Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:
Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.
Históricos: Contienen información acumulada a lo largo
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