Clasificación de documentos de archivo, su uso y la diferencia entre ellos

SENA

CLASES DE DOCUMENTOS

PARALELO DE CLASES DE DOCUMENTOS

María Verónica Escobar Rivera

19/05/2022

Clasificación de documentos de archivo, su uso y la diferencia entre ellos.

CLASES DE DOCUMENTOS

CLASES DE DOCUMENTOS

USO DE LOS DOCUMENTOS

DIFERENCIAS

SEGÚN SU SOPORTE

TEXTUALES

Son más utilizados por las empresas (memorandos, manuscritos, informes, circulares)

La diferencia de los documentos según su soporte radica principalmente en su forma de ser presentados. Ya que unos se presentan de forma textual y otros de forma grafica, audiovisual.

GRAFICOS

Permite visualizar de manera rápida la información (mapas, planos, dibujos)

IMAGENES

Refleja la información en textos o gráficos (cuadros, fotografía, diapositivas)

CINTAS

Medios de audio visión para captar la atención de una manera dinámica. (videos, pizarrón magnético, microfilm)

OTROS

Discos duros material óptico y sellos.

SEGÚN SU

PRODUCTOR O AUTOR

PRIVADOS

Son producidos o recibidos por entidades privadas o personas naturales

La diferencia de estos dos tipos de documentos esta, en que unos son producidos por el estado o para el estado y muchas veces son de manejo público y cualquiera lo puede consultar. Y los privados solo le conciernen a las personas o entidades involucradas.

PUBLICOS

Son producidos o recibidos por un funcionario o ente del estado.

SEGÚN SU FINALIDAD

INFORMATIVO

Conforman la generalidad de los  documentos  dentro de una empresa (cartas, memorandos, circulares)

La diferencia de estos tres tipos de documento. Es el tipo de información que desea expresar y su objetividad, legalidad e importancia.

DISPOSITIVOS

Imparten normas de obligatorio cumplimiento (leyes, decretos, acuerdos, ordenanzas etc.)

TESTIMONIALES

sirven como prueba o testimonio

( contratos, documentos contables)

SEGÚN SU FUNCIONALIDAD

SUSTANTIVOS O ESPECIFICOS

Soportan las funciones y objetivos de la empresa en todas las áreas  ( programación de horarios, rotación de turnos, agenda de vuelos ruteros y demás)

La  diferencia entre estos dos tipos de documentos está en que. Los específicos soportan, el manejo de tiempos en la empresa para un adecuado  funcionamiento.

Los facilitativos o comunes ayudan al manejo de otros tipos de documentos para  buena administración de activos y personal.

FACILITATIVOS O COMUNES

Apoyan la gestión empresarial y contenidos diferentes cumpliendo las mismas funciones. (nominas, hojas de vida, libros contables.etc)