Clasificacion De Los Archivos

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos los podemos clasificar según diversos criterios:

1- FINALIDAD

* ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, aquellos que tienen como finalidad la gestión administrativa. En ellos se guardan los documentos mientras tienen vigencia administrativa. Se caracterizan por el gran volumen de información que poseen, puesto que es una documentación que se genera y circula para resolver el trabajo diario de la institución. No admite destrucción y selección alguna puesto que se trata de documentos que establecen derechos, relaciones o vínculos, etc. y son la única garantía de autenticidad. Los documentos de este tipo de archivo es de uso exclusivo de la institución que los genera. También se les denomina arhivo abierto o vivo.

* ARCHIVOS HISTÓRICOS, aquellos que reúnen de forma organizada documentos que tras haber perdido su vigencia administrativa, adquieren con el paso del tiempo un valor nuevo, que ese valor de prueba para la investigación histórica. La documentación está seleccionada de forma voluntaria y selectiva, de modo que solo aquellos documentos importantes y necesarios para la investigación se conservan. Esta documentación pasa a convertirse de uso público, pasa al servicio de la cultura.

2- Por la EDAD de los documentos que contiene, los podemos dividir en:

* ARCHIVOS DE OFICINA O DE GESTIÓN, Correspondería a la etapa prearchivística. Son aquellos archivos que dependen de los funcionarios durante 0-5 años. Son aquellos que reúnen los documentos de producción reciente y por lo tanto en fase de tramitación. Los documentos están ubicados en la misma oficina o negociado que los ha producido, y están bajo la responsabilidad y manejo directo de las oficinas que los han generado. Permanecerán durante cinco años en la oficina. Son de consulta casi permanente por lo que tienen que tener fácil acceso.

* ARCHIVO DE DEPÓSITO CENTRAL, pasados los cinco años entran aquí. Están formados por las series documentales transferidas desde los distintos archivos de oficina que integran la estructura de la institución y aquí se conservan hasta 20 o 30 años. Se trata de una documentación que aun tiene valor primario, por lo tanto, aun tiene o puede tener vigencia administrativa, pero su consulta es cada vez menor. Esta documentación ya queda bajo el control de un archivero y debe ser tratada estableciendo criterios de clasificación y ordenación. Normalmente se encuentra ubicado en el mismo edificio de la institución.

* ARCHIVO DE DEPÓSITO INTERMEDIO, formado por las series documentales que han sido transferidas desde los archivos centrales de diferentes organismos que integran la estructura de la administración que se trate. La ubicación de estos archivos suele

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