Clasificación de documentos

QUE SON ARCHIVOS.

Un archivo es el conjunto de documentos producidos por personas naturales o jurídicas durante el ejercicio de sus actividades cotidianas y que son administrados, organizados y conservados para difundir la información contenida en ellos. También se denomina archivo al espacio físico o a la institución.

Clasificación:

Hay diversos sistemas de clasificación de documentos, entre las que encontramos:

Alfabético: se organizan los documentos siguiendo el orden alfabético de alguno de los atributos.

Numérico: se asignan números consecutivos a los documentos que se van a archivar. El criterio de asignación del número puede ser por orden de llegada, emisión o envío.

Geográfico: se clasifican según la zona geográfica (domicilio, origen o destino). El orden puede ser por países, comunidades autónomas, provincias o municipios y dentro de éstos, con otro sistema de clasificación (alfabético, numérico...).

Cronológico: se organizan los documentos según su fecha.

Temático: se clasifican los documentos en función de su contenido o asunto.

Mixto: combina varios de los anteriores sistemas. Uno muy común es el alfanumérico, que combina alfabético y numérico. Un ejemplo son las matrículas de los vehículos.

Pasos:

Inspeccionar: Al iniciar el proceso de archivar es indispensable revisar todos los documentos, puesto que en ocasiones se archivan documentos pendientes de trámite, lo que acarrea dificultades serias a la entidad.

Clasificar: Después de realizar una cuidadosa inspección de los documentos, se identifican las agrupaciones documentales a las que pertenece el documento, esto es: fondo (si es del caso) , sección, ubicación, serie, subserie.

Ordenar: Una vez clasificados los documentos se separan por grupos, de acuerdo con las agrupaciones documentales. Luego se ordenan dentro de cada grupo, según el sistema de ordenamiento definido para cada serie y /o subserie documental.

Distribuir: Finalmente, se ubican los documentos en la unidad de conservación correspondiente, respetando el principio de Orden Original

Métodos:

Materiales: fichero, carpeta de acordeón, archivo vertical, Archivo Horizontal o estanterías con anaqueles fijos, guías,

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