Clasificacion De Documentos

INTRODUCCIÒN

En este trabajo podemos apreciar la importancia que tiene la gestión documental para las empresas en Colombia, ya que la implementación de este sistema hace que la búsqueda de documentos se mas fácil, así como el implementar los sistemas electrónicos estos van ayudarnos a una mejor organización y si en algún momento dado se pierde algún documento tenemos el soporte en medio digital, de allí la necesidad de que hoy por el AGN exija a las empresas a tener un archivo en las condiciones que lo plantea la ley 594 de 2000.

LA GESTIÒN DOCUMENTAL EN COLOMBIA

La gestión documental consiste en un conjunto de técnicas y practicas usadas para administrar toda la documentación de una organización por ejemplo: planos, audios, expedientes, videos. Como no existen dos organizaciones idénticas, la gestión de estos documentos deberá adaptarse a cada empresa, para que permita la recuperación de la información, eliminar la que ya no sirve, determinar el tiempo de retención de los documentos y asegurar la conservación de los documentos más valiosos.

La gestión documental digital no solo implica importantes ahorros, sino que, además ayuda a la empresa a mejorar los procesos de trabajo en el día a día y así poder ofreces a sus clientes un mejor servicio.

Son muchas las ventajas de implementar un sistema de gestión documental en los procesos habituales en las empresas, tenemos algunas de las más destacadas, como lo son: reduce y ahorra tiempo, optimiza recursos, seguridad, rapidez y agilidad, mejora la imagen corporativa de la empresa, contribuye a la conservación del medio ambiente.

Con la expedición de la Ley 594 de 2000, “Ley General de Archivos”, la

Archivística en nuestro país empezó a transformarse de un elemento eminentemente práctico, a un conjunto de reglas de trabajo, que conjugan tanto la teoría como la experiencia en sí misma.

Con respecto a la administración de archivos, se definirá como el “conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos”.

En la administración pública colombiana, la gestión de documentos es objeto de materialización, mediante la elaboración e implementación de un programa de gestión documental, el cual es “el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos”.

El proceso de valoración documental en una organización que se sustenta en una estructura orgánica y funcional, es muy similar al que se hace cuando además en el análisis se contemplan herramientas del Sistema de Gestión de Calidad como lo son el mapa de procesos, los procesos y procedimientos junto con sus componentes. Pues en ambos casos, se busca responder a los interrogantes propios del proceso de evaluación documental: ¿Qué conservar?, ¿qué eliminar?, ¿quiénes evalúan?, y ¿cuándo y dónde lo hacen?..

Los orígenes de la gestión documental, como procedimiento y norma

Archivística en el país, se remontan al año de 1996, cuando el Archivo General de la Nación de Colombia elaboró el Mini/Manual No. 3 Gestión Documental: bases para la elaboración de un programa, cuyo fin se enmarcó en definir una conceptualización archivística, unos objetivos, alcance y etapas para la implementación de un programa de gestión documental en la administración pública colombiana.

Posteriormente, desarrolló una serie de textos sobre las tablas de retención documental y transferencias documentales, clasificación documental, ordenación documental y organización de fondos acumulados, entre otros, con el único fin de establecer una línea de trabajo y los supuestos mínimos que requería el país a la hora de hablar e implementar la gestión documental.

Además, la apuesta en marcha del SIGA obedece en buena medida al concepto genérico de gestión documental, la cual, dentro del ciclo PHVA, tiene en cuenta los siguientes pasos:

 Creación y funcionamiento del comité de archivo, de conformidad con lo establecido por el Archivo General de la Nación, a través del Acuerdo 07 de 1994 y el Acuerdo 12 de 1995.

 Implementación de un programa de gestión documental con el objetivo de cubrir de manera integral los procesos archivísticos de producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.

 Normalización de la producción documental mediante la elaboración y aplicación de la Tabla de Retención Documental por Procesos, la cual permitirá garantizar la organización de la información activa; para la documentación acumulada es necesario elaborar la Tabla de Valoración Documental, con el propósito de organizar los fondos acumulados.

El programa de gestión documental define el manejo de la información producida o recibida, resultado que se logra del análisis y procesamientos de la información contenida en los documentos.

El proceso del ciclo vital de los documentos: producción, recepción, distribución, trámite, conservación, consulta y disposición final.

En la normatividad archivística tenemos los siguientes soportes jurídicos: ISO 30300 es la definición de criterios para la gestión documental en las organizaciones.

ISAD-G es la norma internacional de descripción de archivística.

La Ley 594 del 14 Julio de 2000, por medio de la cual se dicta la ley general de archivo y se dictan otras disposiciones.

Acuerdo 060 de 30 Octubre de 2001, por medio del cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas

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