DOCUMENTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

DOCUMENTO Y CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Actividad de Aprendizaje No. 1 Unidad 2

Recordemos que las funciones archivísticas son las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Dichas funciones permiten administrar los documentos a lo largo de su ciclo vital.

Teniendo en cuenta lo anterior, realiza las siguientes actividades:

Nota: Ten siempre presente que, precisar el ciclo vital de un documento es una actividad que requiere de investigación, ya que al igual que los seres humanos cada documento es único.

Recordéris:

1. Consulta y precisa cada función archivística para que amplíes tu marco teórico sobre el tema.

1. Funciones Archivísticas: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevará a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes:

Producción: Generación de los documentos con base a las funciones asignadas.

Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuándo utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.

Las Normas Técnicas Comerciales utilizadas para la producción o elaboración de la documentación son las siguientes: para la Carta es la NTC 3393, Memorando NTC 3397, Circular NTC 3234, Actas NTC 3394, Informes NTC 3588.

Recepción: Conjunto de procesos para verificar y controlar la admisión de los documentos.

Es el proceso mediante el cual la documentación es recibida en forma directa, personalmente, o a través de los apartados aéreos y servicios de correo especializado.

Recepción directa: Son las comunicaciones entregadas por la persona interesada y/o mensajeros de la empresa. Y para ello se verificaran los siguientes aspectos: Si el asunto del que trata le compete a la dependencia a la que va dirigida. Si están firmadas. Si la fecha es actual. Si en la comunicación se cita el domicilio del remitente. Si se menciona la remisión de anexos que estén completos; en caso de no ser así, se dejara constancia diligenciando la casilla de observación en la planilla de entrega del mensajero y la planilla de recepción de la empresa.

Recepción indirecta: Son la comunicaciones que se recibirán por correo tradicional y eléctricos, fax, y página Web. Para su recepción se verificaran los siguientes datos:

Distribución: Son todas aquellas actividades tenientes a garantizar que la documentación llegue a su destino final sin presentar anomalías durante su recorrido, una vez registrada las comunicaciones oficiales, se procede al reparto de las mismas, a las oficinas que deben atenderlas o tramitarlas.

Distribución de comunicación externos: Identifique la dependencia destinataria de acuerdo a la competencia, clasifique las comunicaciones, reasigne los documentos mal direccionados, registre el control de entrega de documentos en el formato control de comunicaciones oficiales recibidas.

Distribución de comunicaciones internas: Identifique la dependencia destinataria de acuerdo a la competencia, clasifique las comunicaciones, reasigne los documentos mal direccionados, registre el control de entrega de documentos en el formato control de comunicaciones oficiales recibidas.

Tramite: Es el curso del documento en razón de las actividades administrativas.

Para el respectivo trámite se hace necesario indagar por las diferentes fuentes para la recopilación de la información y dar la respuesta indicada, se debe proyectar y preparar la respuesta, en ocasiones se da lugar a trámites adicionales los cuales dan lugar a producción de más documentos.

El trámite no cesa, hasta tanto se haya culminado lo que le dio origen al documento.

Organización: Proceso Archivístico orientado a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos. Organizar la documentación aplicando los principios archivísticos y la normatividad vigente, es la operación archivistica realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales, cronológicas y/o alfabéticas dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. Acuerdo 042 del 2002 de Archivo General de la Nación.

Consiste en la ubicación física de los documentos dentro del Archivo.

Consulta: Acceso a un documento o grupo de documentos, con el fin de conocer la información que contiene.

Para el préstamo y consulta de los documentos del Archivo de Gestión y Central se hace necesario la utilización y/o diligenciamiento de un instrumento de control y seguimiento para la realización de esta actividad.

Conservación: Conjunto de medidas preventivas y correctivas, adoptadas para garantizar la integridad de los documentos. Acuerdo 049 y 050 del 2000, del Archivo General de la Nación.

Disposición final: Es el proceso mediante el cual se aplica las TRD después de cumplida su vigencia en el Archivo Central; selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente o su respectiva eliminación.

2. Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital y especifica:

 Cada una de las etapas que cumple.

 Cada uno de sus momentos.

 Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento.

 Destino final

Los Acuerdos: Los acuerdos son una serie misional por cuanto son documentos que contienen manifestaciones de voluntad de la administración, de

...