Taller 1 Organizacion De Documentos De Archivo

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD 1

DENCY MARÍA MORENO PINO

Aprendiz

ERINELA PEÑARANDA GOMEZ

Tutora

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

2015

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como objetivo comprender la importancia del estudio de la organización documental en las organizaciones con el desarrollo de esta actividad se busca identificar, conocer la clasificación de los documentos para así desarrollar los procesos de ordenación y descripción de los documentos en las entidades públicas privadas.

Esta actividad permite afianzar y reforzar conocimientos expuestos hasta el momento en el curso.

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Este proceso comprende un conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una empresa.

PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Esta hace referencia a los documentos que se generan o reciben como consecuencia del ejercicio de las funciones (procesos y procedimientos de una entidad).

RECEPSION

Podemos definir la recepción y despacho de documentos a un proceso continuo que se desarrolla constantemente en una empresa y que es de vital importancia para el manejo de archivos a nivel interno y externo en cualquier institución, por pequeña que sea ésta, se debe tener un conocimiento básico de correspondencia para poder diligenciar y administrar la cantidad de información que circula por allá.

Este departamento es uno de los más importantes, si lo vemos en el aspecto que tiene la responsabilidad de distribuir la información que recibe del exterior de manera ordenada, correcta y a tiempo a cada una de las dependencias de la empresa o institución a que valla dirigida.

Hay detalles que se deben tener en cuenta a la hora de recibir los documentos, por ejemplo se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Hoy en día las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

DISTRIBUCION

Si su empresa requiere enviar o recibir archivos, ya sea para clientes (acceso público) o a nivel organizacional (acceso restringido a usuarios), no hay mejor forma que incorporar este módulo dentro de su sitio web.

Con esta aplicación es posible “subir” archivos (upload) a un directorio determinado, los cuales posteriormente podrán ser “bajados” (download) por quien lo requiera, de acuerdo con las medidas de seguridad de su empresa.

TRAMITE

Trámite es la gestión o diligenciamiento que se realiza para obtener un resultado, en pos de algo, o los formulismos necesarios para resolver una cosa o un asunto.

ORGANIZACION

Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

CONSULTA

Consulta del documento. La dirección del Archivo General puede excluir o restringir la consulta de aquellos documentos originales que por su antigüedad o estado de conservación considere necesario. En estos casos propone soluciones alternativas que faciliten su consulta. La consulta, en cuanto a forma y plazos, de los documentos producidos por la UA se determina según lo dispuesto en la normativa vigente. Para la documentación de carácter histórico rige la libertad de consulta. Los requisitos de acceso a los fondos privados se rigen por las condiciones acordadas por las partes firmantes en el correspondiente documento de donación (F02-PC16). El/la gestor/a del Archivo General localiza en el catálogo documental la documentación solicitada y la entrega al usuario.

CONSERVASION

La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

La conservación de los archivos en una forma u otra se ha practicado desde tiempos remotos. Como resultados de la utilización de técnicas y productos químicos modernos, se ha desarrollado una nueva ciencia: la conservación preventiva, menos costosa que la única otra alternativa existente, la restauración. Se conocen diversas técnicas de higiene ambiental, de desacidificación preventiva, de protección contra incendios y restauración.

No podríamos utilizar los archivos que hoy poseemos si no se los hubiera cuidado adecuadamente a través de los siglos. En épocas remotas, la conservación de los archivos era la preocupación principal no solo de quienes lo custodiaban, sino de quienes lo producían. Se los inscribían sobre materiales durables, como pergaminos, vitelas, hojas de palmeras y corteza de abedul, tabletas de arcillas, piedras, hojas de cobre, papiro, tela, etc. Actualmente los archivos se confeccionan con materiales como papel, películas, cintas, impresos, cartas perforadas, etc. cuya durabilidad, en muchos casos, no es evidente, lo que plantea a los archivistas el problema de conservarlos en función de criterios científicos modernos. Como es sabido, durante las dos guerras mundiales, y posteriormente, se desarrollaron técnicas con ese propósito, las cuales se están volviendo anticuadas, en algunos países han emprendido investigaciones tendientes a desarrollar nuevas técnicas, que sean más seguras.

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal,

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