Organizacion De Archivo

Primero que todo se analizan que es lo que se necesita no todos los archivos son iguales y se recomienda hacer un análisis y buscar adaptarse a las normas sin olvidar que las bases siempre serán sobre el estándar internacional.

Hay dos términos que hay que dejar en claro:

El fondo: es conjunto de documentos producidos en un contexto relacional normaliza y su función es informar y probar.

Colección: es la reunión de documentos como fruto del saber y de la voluntad creadora, y su función es informar.

Descripción de una agrupación documental

Estos son los elementos mínimos que se deben tener en cuenta en la descripción de cada agrupación documental de manera estándar

-código de referencia

-El titulo

-El productor

-Las Fechas

-La Extensión de la unidad de la descripción

A continuación un resumen de algunos parámetros a tener en cuenta

Descripción general o particular

Antes de proceder con una descripción se necesita saber cuál el origen del documento.

Información pertinente para el nivel de descripción: se tratara en la medida de lo posible ser pertinentes y ajustar los datos y contenidos de cada agrupación documental, atendiendo a su nivel de descripción

Vinculación de las descripciones: El concepto de enlace y vinculación de las descripciones de cada agrupación documental quedan patentes.

Evitar repetir información generalmente, siempre que se respeta el principio de lo general a lo particular, así como la información pertinente en cada nivel de descripción Dato importante para el archivo de cualquier empresa

Todo en una empresa debe estar organizado de acuerdo con las normas de archivística con el fin de mejorar todos los días pero para eso se necesita tener bien claro las normas y reglamente.

Yo trabajo en una empresa privada y manejan un archivo que es muy parecido a varios que he visto se rigen por unas normas muy complejas

Se maneja primero que todo una serie y una sub serie teniendo pendiente desde donde se genera el documento si se elaboró en la o si es traído de otro lado después la oficina que lo elaboro deberá guardar copia del documento después que este hala sido enviado para dejar como comprobante de que se realizó dicho documento.

Primo la documentación es archivada en carpetas blancas, si son varias hojas se deberá poner un pequeño papel que deberá ser sujeto por gancho para evitar maltratar el documento y tenga una buena presentación después se ordenan los documentos dejando el documento más antiguo al final y el principio, después se hace la foliación del documento y cada 200 hojas se debe abrir una nueva carpeta, en la parte superior derecha se pone un rotulo con la descripción de la oficina, se pone como primera página un formato con la descripción uno

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