EL ARCHIVO Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACION

1. Realice un ensayo desde su punto de vista: El archivo y la importancia de su organización Los procesos de organización Diferencia entre clasificación y ordenación Principios rectores de la organización de archivos

Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;

LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN

Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción. A pesar de la aparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar qué se entiende archivísticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atención por parte de los encargados de archivos para aclarar sus especificidades. En la vida cotidiana usamos indistintamente los términos “organizar” y “ordenar”. Así, decimos, por ejemplo, que “es necesario organizar la casa” o que “es necesario ordenar la casa”, lo cual no representa ninguna dificultad para alcanzar el logro propuesto. Si de la misma manera dijéramos que “es necesario organizar un archivo” o que “es necesario ordenar un archivo” sí tendríamos algunas dificultades, pues tales palabras no son equivalentes cuando de archivos se trata. Otro tanto se puede decir de las definiciones ofrecidas en los diccionarios generales en los que se considera que las palabras organizar, clasificar y ordenar, son sinónimas: “Organización: Acción y efecto de organizar. // Disposición, orden”. “Organizar: Disponer, establecer, reformar, tomar forma regular. Sinónimo: ordenar”. “Clasificación: Acción de clasificar. Sinónimo: reparto”. “Clasificar: Ordenar por clases. Sinónimo: ordenar”

“Ordenación: Disposición. Sinónimo: arreglo, coordinación, disposición, método, ordenamiento”. “Ordenar: Poner en orden. Sinónimo: arreglar, clasificar, disponer en series”.1 De lo anterior se puede concluir que ni el uso cotidiano, ni las diferentes acepciones que se dan en los diccionarios generales a las palabras claves referidas aquí, se adecuan al trabajo en los archivos, pues tratándose de un ámbito particular, denominan procesos muy específicos.

Diferencia entre clasificación y ordenación

Para estar de acuerdo en lo fundamental, clasificación y ordenación no admiten igualdad de significado. Estas dos actividades, específicas y distintas, aunque complementarias y consecutivas, constituyen lo que en archivística se considera organización documental. De lo que no hay duda es que ambas van encaminadas a respetar la situación en que se producen los documentos o a restablecerla si aquella se ha deshecho. “Clasificar y Ordenar son dos operaciones dentro de una más amplia que podemos llamar Organización, perfectamente diferenciadas y esenciales, en aras de la conservación de los documentos, de una parte, e indispensables para inventariar y catalogar,

“Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo

“Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización

“Ordenación: Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organización es un resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificación y, en seguida, la ordenación. Si no se dan los procesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organización, pues se pueden tener o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados.

La organización (clasificación, ordenación) no solo se comprueba examinando físicamente los documentos, ésta también se puede y se debe observar o representar en instrumentos de control (Inventarios, Tablas de Retención Documental, Tablas de Valoración Documental) o en instrumentos de consulta (Guías, Catálogos). En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y confiabilidad de los procesos de organización.

Organización = Clasificación + Ordenación + Descripción

¿HASTA DÓNDE LLEGA LA CLASIFICACIÓN?

La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que la conforman). Para lograr la conformación de series, el proceso de clasificación procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que éstas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificación es la conformación de las series (o subseries

...