Los Archivos Y La Importancia De Su Organización

Actividad: Analiza las agrupaciones documentales de los fondos documentales de la entidad donde laboras, investiga cómo fueron conformadas, indaga sobre la metodología que emplean para clasificar la documentación.

CUADROS DE CLASIFICACIÓN

Alcaldía de un Municipio

Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución. En ellos se registran jerárquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales. Los cuadros tendrán tantas casillas como unidades productoras de documentos haya en la entidad, en concordancia con el organigrama institucional. Cada unidad productora se identificará con un código.

Es importante anotar que el código se asigna a las dependencias, teniendo en cuenta el nivel jerárquico que ocupan en la estructura de la entidad; éste puede ser numérico o alfanúmerico de acuerdo con lo establecido en cada entidad. El numérico se formará por los dígitos que representes casa nivel jerárquico.

• Primer dígito: Alcaldía – Despacho

• Segundo dígito: Secretarias y Oficinas asesoras

• Tercer dígito: Oficinas dependientes de las Secretarias

El código alfanumérico estará formado por las siglas que identifican la dependencia, seguido del número que le corresponda a cada serie documental.

El Cuadro de Clasificación debe reflejar la estructura institucional. Del análisis y delimitación de funciones de cada dependencia, se establecerá el lugar que han ocupado y ocupan en la formación, evolución y gestión de la Institución.

En el Cuadro de Clasificación debe distinguirse dos niveles: El primero está identificado con la estructura de la Institución y corresponderá a las Secciones y Subsecciones. El segundo está referido a las Series y Subseries documentales, es decir los testimonios de las actividades desarrolladas por cada oficina.

Además de las dependencias, en el cuadro de clasificación deben registrarse las series documentales producidas en ejercicio de las funciones, a la que se les asignará un número siguiendo un orden establecido en cada dependencia, el cual, agregado al de ésta, identificará la serie.

Atendiendo a la Estructura administrativa central y descentralizada de un Municipio, se tiene el siguiente Cuadro de Clasificación:

CUADRO DE CLASIFICACIÓN PARA UN MUNICIPIO

FONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN 1 SUBSECCIÓN 2

MUNICIPIO 100 NIVEL CENTRAL 100 Alcaldía - Despacho

Alcaldía y Secretarías

110 Oficina de Control Interno

120 Oficina de Planeación

130 Oficina de Prensa

140 Secretaría General

150 Secretaría de Gobierno 151 Comisaría de Familia

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