IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

NOMBRE: JEAN PAUL BARRERA SOTO

FECHA: 29 DE MAYO DE 2012

ACTIVIDAD: SEMANA 4

TEMA: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que realiza.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país por cuanto en la documentación que contienen se expresa en su forma original el desarrollo de sus funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tienen para:

* La administración

* La investigación

* La comunidad

* El desarrollo económico y social

* El desarrollo científico y tecnológico

* El fomento de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional

Elige uno de estos aspectos, documentales, investiga, indaga, desarrolla el tema y envíalo a tu facilitador en un archivo llamado importancia de los archivos para (tema elegido)

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos cintas o discos de computadoras, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pinturas, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresan en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tienen para la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional.

PARA LA ADMINISTRACIÓN

Si partimos del supuesto básico de que los archivos son creados orgánicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido para buscar información precisa acerca de productos, transacciones y actos administrativos, determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones rápidas que se necesiten para el funcionamiento de dichas entidades , responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de los ciudadanos.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.

PARA LA INVESTIGACIÓN

Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en documentos que son textos de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y otras disciplinas.

PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros Estados.

Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades, su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a través de los documentos.

Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control público y social, lo cual favorece la participación ciudadana, la lucha contra la corrupción, una mayor eficacia y una menor vulnerabilidad del estado. Así mismo, los archivos fortalecen la implementación de las estrategias que se privilegian en los Planes Nacionales de Desarrollo, pues como centros y sistemas de información inciden de manera transversal en todas las estrategias. En consecuencia, es un deber del estado, representado en todo su aparato político-administrativo, hacer los mayores esfuerzos por posicionar los archivos en estrecha concordancia con los principales desafíos del orden económico, político, social y cultural a fin de atender las demandas y expectativas de desarrollo en la comunidad y del país.

PARA EL DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL

El mejoramiento de las condiciones de la vida de la población es un objetivo constante en todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y social de los gobiernos. Para llevar a cabo nuevas iniciativas, el conociendo y la comprensión de los antecedentes sobre programas, medidas y procedimientos, logros y fracasos, es de mucho valor.

Al recurrir a los archivos, los gobernantes y planificadores tendrán la garantía de tomar y proyectar decisiones con bases sólidas, pues éstos acopia gran cantidad de información sobre: población, funcionamientos de los sectores productivos y de servicios, industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social y educación, entre otros.

PARA EL DESARROLLO CIENTIFICO Y TECNOLOGICO

Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes muchas veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropósitos.

Aunque un país como Colombia posee inmensos recursos humanos y naturales su caracterización, cuantificación, conservación y desarrollo, ha de ser asumida por las empresas e institutos especializados del Estado, por el sector privado y por asociaciones y corporaciones mixtas que reúnan los recursos y esfuerzos públicos, privados y comunitarios. La investigación es condición para el avance científico y tecnológico; sus resultados permiten aplicaciones prácticas y la generación de conocimientos pertinentes

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