IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.

Finalidad de los archivos:

1. Conservar ordenadamente los documentos.

2. Facilitar la localización de los documentos cuando se requieran.

3. Proteger los documentos del deterioro y pérdida.

4. Servir de fuentes de información o elemento probatorio.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.

Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó discos de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.

PARA LA ADMINISTRACIÓN

Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.

La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.

PARA LA INVESTIGACIÓN

Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y otras disciplinas.

PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros Estados.

Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación le permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades.

Su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a través de documentos.

Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control público y social, lo cual favorece la participación ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del Estado. Así mismo, los archivos fortalecen la implementación de estrategias que se privilegian en los Planes Nacionales de Desarrollo, pues como centros y sistemas de información inciden de manera transversal en todas las estrategias. En consecuencia, es un deber del Estado, representado en todo su aparato político-administrativo, hacer los mayores esfuerzos por posesionar los archivos en estrecha concordancia con los principales desafíos del orden económico, político, social y cultural a fin de atender las demandas y expectativas de desarrollo de la comunidad y del país.

En un ámbito más amplio, es esencial que un país mantenga un registro permanente de sus derechos y obligaciones en relación con otros Estados y con la comunidad internacional en su conjunto. Si no se conservan los tratados, convenios y demás acuerdos internacionales o no son de fácil acceso, se presentarán desavenencias con otros Estados y controversias y conflictos internacionales.

PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL

El mejoramiento de las condiciones de vida de la población es un objetivo constante en todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y social de los gobiernos. Para llevar a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la comprensión de los antecedentes sobre programas, medidas y procedimientos, logros y fracasos, es de mucho valor.

Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrán la garantía de tomar y proyectar decisiones con bases sólidas, pues éstos acopian gran cantidad de información sobre: población, funcionamiento de los sectores productivo y de servicios, industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social y educación, entre otros.

PARA EL DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO

Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes muchas veces deben

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