LOS ARCHIVOS Y LA IMPORTANCIA DE SU ORGANIZACION

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD SEMANA 1 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

1. Analiza las agrupaciones documentales del fondo a fondos documentales de la entidad donde laboras, investiga cómo fueron conformadas, indaga sobre la metodología que emplean para clasificar la documentación.

RTA: Esta actividad la realice tomando como referencia una empresa de auditorías, consultorías, cobros de carteras y liquidación de empresas.

Como resultado del análisis tengo que la organización documentación se llevó a cabo partiendo de la estructura organizacional de la empresa, la entidad se encuentra dividida en 5 dependencias que son:

 Gerencia General

 Gerencia Administrativa

 Área financiera

 Tesorería y Presupuesto

 Departamento de Licitaciones y Proyectos

El fondo documental se clasifico de acuerdo a cada una de las dependencias anteriores y se halla dividido en archivo central y archivo de gestión, el Central reposa en un dispositorio independiente a las oficinas y el de gestión se encuentra separado en cada una de las oficinas.

Los documentos fueron clasificados por sección, series y subseries documentales y estas a su vez por asuntos o expedientes.

A continuación voy a mencionar algunas de las series documentales más representativas.

 GERENCIA GENERAL

Serie Documental Sub serie documental

Actas Acta de Constitución

Acta de Reunión N° xx Proyecto xxxxxx

Autorizaciones Autorización Presupuesto Proyecto xxxx

 GERENCIA ADMINISTRATIVA

Serie documental Sub serie documental

Historia Laboral Historia laboral de Juan Pérez

Inventarios Inventarios equipos de computo

 AREA FINANCIERA

Serie Documental Sub serie documental

Nominas Nomina mes de Julio Proyecto xxxxx

Impuestos Impuesto de Renta

Estados Financieros Estado de Perdidas y/o ganancias

 TESORERIA Y PRESUPUESTO

Serie Documental Sub serie documental

Presupuesto Presupuesto de gastos Proyecto xxxx

Cuentas pagadas Servicios Públicos.

 DEPARTAMENTO DE LICITACIONES Y PROYECTOS

Serie Documental Sub serie documental

Licitaciones Licitación N° xxx Secretaria de xxxxxx

Propuestas Propuesta Ministerio de xxxxx

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