¿Por qué llevar registros?

Introducción: ¿Por qué llevar registros?

Se suelen tener prejuicios acerca de lo que es la contabilidad. Se puede pensar que los datos contables son muy precisos; o se puede creer que, como los mismos contadores discrepan entre sí a menudo, los resultados de su trabajo deben representar algo más que sus opiniones personales.

Podemos comparar la contabilidad con la chequera y los estados bancarios mensuales; o con la libreta de ahorros; o con el cheque de sueldo. Por otra parte, uno puede sentirse perdido al enfrentarse a los estados financieros publicados, expresados en una jerga que parece dirigirse únicamente a los especializados.

¿Qué es el contador?        La palabra parece traer a la mente pensamientos y representaciones tales como Ebenezer Scrooge. Otra opción es conceder al contador moderno de pie trabajando ante una impresionante computadora.         

Siempre se está en contacto con datos e información contable durante casi todos los días. Por cada contador profesional, existe una multitud de personas que necesita familiarizarse con los conceptos básicos que éste utiliza para poder comprender los mensajes contables

Registro de la información

La contabilidad es análoga al registro de los resultados en un suceso deportivo: los administradores están interesados en el marcador financiero; hay un sinnúmero de personas que están interesadas en las anotaciones, en el atletismo: los fanáticos, los cronistas deportivos y los concesionarios que vender cerveza, refrescos, etc. En los negocios: Accionistas, clientes, gerentes de banco, etc.

El motivo más importante por el cual se está interesado en las anotaciones es porque se toman decisiones con base en ellas. Los administradores cambiarán sus estrategias con base en las anotaciones. Los concesionarios y los proveedores del negocio pueden cambiar sus planes de operación, basando sus decisiones en el registro de anotaciones.

Definición de contabilidad

¿Cuáles son los elementos para una definición correcta de la contabilidad?

La contabilidad es histórica en perspectiva. La información contable muestra únicamente lo que ha pasado dentro del negocio o en otra compañía hasta la fecha de los informes contables.

La historia es importante para el futuro. Los planes para casi todos los intentos humanos se formulan mejor después de una cuidadosa revisión y análisis de la historia. Sin embargo, los pronósticos de ventas, los planes de producción y los presupuestos de gastos son todos de perspectiva, es decir, buscan describir lo que se espera, se ambiciona o se planea que ocurra en el futuro.

La contabilidad trata de mediciones monetarias, y los informes contables están expresados en términos monetarios. Lo que importa sobre una empresa no puede expresarse fácilmente en términos monetarios. Este hecho no sugiere que tales sucesos sean menos importantes que otros que puedan expresarse monetariamente, o que sean menos pertinentes para el futuro planteamiento de la empresa.

La contabilidad se lleva para una entidad. Una entidad contable es de una organización o una parte de ella que constituye una unidad económica distintiva. Ésta podría ser una empresa comercial, un negocio industrial, una iglesia, una entidad del gobierno, etc. La entidad debe ser definida de manera precisa y tanto el contador como el usuario de la información contable deben tener cuidado de no confundir los intereses de la entidad con otros intereses de cercana asociación.

De esta manera, si se están contabilizando las transacciones de una sociedad colectiva se están contabilizando las actividades de la sociedad y no las actividades personales de los socios. Los socios pueden tener otros ingresos y seguramente tendrán otros gastos, pero éstos no representan ingresos o gastos de la sociedad.

Para fines contables, se debe separar una empresa grande en elementos, cada uno de los cuales debe tratarse como una entidad contable.

La contabilidad requiere ciertas acciones. ¿Cómo debe definir la contabilidad? El primer término que puede surgir en nuestra mente es registrar. El proceso contable debe considerar el registro de lo que está ocurriendo en la entidad; pero antes de que ‘las cosas que ocurren’ en la entidad puedan registrarse, deben ser observadas; se debe determinar en realidad la significación monetaria de lo que está sucediendo. Una vez observadas, esas cosas que ocurren deben traducirse a términos monetarios que puedan ser registrados, medidos.

El contador clasifica y resume los datos, con el objeto de que esos datos se conviertan en información. En síntesis, los verbos que se necesitan para definir a la contabilidad, citados en el orden en que se toman las acciones, son observar, medir, registrar, clasificar y resumir.

¿Qué cosas que ocurren en la empresa comercial deben ser observadas, medidas, registradas, clasificadas y resumidas? Efectuar una venta; pagar una cuenta; recibir el cheque de un cliente, prestar u obtener dinero en préstamo; pagar la nómina; adquirir mercancías, entre otras cosas.

Entonces, la contabilidad es el proceso de observar, medir, registrar, clasificar y resumir las actividades individuales de una entidad, expresadas en términos monetarios, y de interpretar la información resultante.

Interpretar la información resultante no es una tarea que corresponda sólo al contador, los gerentes y todas las demás personas interesadas en la anotación financiera de la entidad estarán involucradas para interpretar la información resultante.

Limitaciones de la información contable

Existen sucesos que no pueden ser expresados en términos monetarios

...