Recepcion Y Emicion De La Correspondencia

Recepción y emisión de la correspondencia

Es la única dependencia autorizada para la recepción de documentos, solicitudes y atención de requerimientos. Tiene el propósito de administrar las comunicaciones contribuyendo con la normatización de los procesos de producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de documentos por parte de la gestión documental.

Las unidades de correspondencia deberán contar con el personal suficiente y debidamente capacitado, lo mismo con los medios físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajeriaa interna y externa, fax, correo electrónico y cualquier otro tipo de tecnología que se implemente para el manejo de estas, de modo que faciliten la atención de las solicitudes precentadas por los ciudadanos y garanticen el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

FUNCIONES DEL MANUAL DE CORRESPONDENCIA

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radiación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinara conforme a sus necesidades, sin centralizan en unas de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o sin en cada sede, habrá unidad de correspondencia.

El manual de archivo y correspondencia es un soporte que recopila pautas y procedimientos que se puede hacer y que se tiene que ejercer en la comunicación escrita para que las decisiones que en él se determinen tengan legitimidad y aceptación por la entidad a cargo. Por lo tanto debe reunir ciertas características generales para que su lectura y comprensión se faciliten y no cree dualidad en la aplicación de la normatividad que en él se describe. Este documento debe ser un soporte legal o en un segundo plano como una circular para las entidades encargadas de esto. Este documento debe ser claro, especificar al momento de ser investigados por todos los funcionarios o personas en particular. Este documento debe ser para todo el público sin ningún tipo de excepción. Como tal se ha dicho es un documento del que todos en general deben saber ya que este, debe estar al servicio de toda la entidad en general ya que el uso no es privativo por ninguna de las correspondencias u oficinas encargadas de este.

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