Redaccion Administrativa

ACTIVIDAD

1.- Elabora un mapa conceptual o sinóptico, sobre: LA PRESENTACIÓN FORMAL DOCUMENTOS. (6 Ptos.)

2.- ¿Qué diferencia existe entre margen y espacio? (4 Ptos.)

Rpta: Entre margen y espacio no existe diferencia porque; los márgenes son los espacios en blanco, son las partes de un documento, que deben distribuirse teniendo en cuenta el tamaño de los papeles y dándole estética al documento a realizar, de modo que podamos plasmar en el destinatario una valoración positiva.

3.- Investiga las clases de documentos administrativos que se utilizan en las empresas públicas o privadas. (6 Ptos.)

Rpta: Son los siguientes:

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS EN LA EMPRESA PRIVADA

*DOCUMENTOS INTERNOS:

Los principales documentos de que se sirve la empresa para llevar a cabo las comunicaciones en su ámbito interno son:

• Convocatoria.- En una primera acepción es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria, y en una segunda, es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyección hacia el exterior.

• Acta.- Es un documento por el que se da fe de los hechos o de lo sucedido en las reuniones, así como de los acuerdos tomados en las mismas y que previamente han sido convocadas con carácter oficial. El secretario da fe de este documento mediante su firma, y la de los restantes miembros que conforman el órgano rector que convoca la reunión. Las actas quedan reflejadas o escritas en el Libro de Actas.

• Autorización.- Suelen surgir como respuesta a la petición que hace un empleado/a a su jefe/a. La autorización puede obedecer a diversos motivos y, además, no tiene un formato o estilo normalizado. Tiene que expresar claridad, brevedad, concisión y racionalización para cumplir su objetivo.

• Avisos y anuncios.- Son informaciones o noticias de carácter general que afectan a la organización y, por tanto, al personal de la empresa. Se colocan en el tablón de anuncios y no tienen un modelo concreto (claridad, brevedad, concisión y racionalización).

• Boletines y revistas.- Suelen obedecer a actividades e informaciones referentes al ocio y a la cultura ligadas directamente con la empresa que edita la publicación. Su confección se realiza en imprentas. Su publicación es propia de medianas y grande empresas.

• Memoria de actividades.- Son documentos que reflejan los datos y actividades principales llevadas a cabo por la sociedad u organización durante un determinado tiempo, que suele ser un año.

Su contenido o partes varía dependiendo de la actividad empresarial o económica que desarrolle la organización, aunque suelen comenzar con un “saludo” del presidente, director general o máximo mandatario, para después realizar una exposición dividida por capítulos.

• Nota interna.- Su finalidad es que los diferentes departamentos, secciones o negociados pertenecientes a una empresa se comuniquen entre sí.

• Solicitud (como modelo de instancia normalizado).- Obedece al modelo de impreso utilizado por el personal de la empresa para solicitar o realizar determinadas peticiones a sus superiores. No tienen modelo predefinido y cada empresa diseña su modelo propio. Los motivos por los que se utiliza este documento son múltiples: período vacacional, cambio de destino, matrimonio…

*DOCUMENTOS EXTERNOS:

Los principales documentos de que se sirve la empresa para llevar a cabo las comunicaciones externas son:

• Anuncios.- Se emplean cuando la empresa pública determinadas noticias que interesen a sectores empresariales concretos o a determinados segmentos de población, bien sean clientes o no de la empresa emisora.

• Carta circular.- Atendiendo al tipo de carta comercial, se utiliza para anunciar algún acontecimiento o evento a otras empresas o personas, tales como clientes, proveedores, etc.

Y también obedeciendo a las instrucciones, procedimientos, órdenes o información sobre algún tema o asunto que se envía a los empleados, etc., para su conocimiento y efecto o cuando las entidades públicas transmiten información a sus subordinaos o administrados.

• Tarjetas.- se dividen en dos clases: las de visita o cortesía y las comerciales.

*TARJETAS DE VISITA Y CORTESÍA.

Son de tamaño pequeño y rectangular y sus usos son los siguientes:

Personal: para uso de particulares. Contenido: nombre y apellidos, domicilio completo y el teléfono.

Profesional: para uso personal de la empresa y de actividades profesionales. Contenido: nombre y apellidos del titular, profesión liberal o cargo que ocupa en la empresa, el domicilio fiscal o el de la empresa, nº de teléfono y de fax y correo electrónico si se tiene.

Oficial: para indicar el carácter oficial o cargo público de su titular.

*TARJETAS COMERCIALES.

Se las conocen también como tarjetas de respuesta comercial. Están encuadradas dentro de los productos que ofertan Correos y Telégrafos. El franqueo está pagado.

Públicos: eventos, congresos, simposios,….

Privados o familiares: bautizos, bodas…

• Invitaciones.- Son documentos que surgen como consecuencia de la necesidad de establecer un acercamiento entre el anfitrión de un acto social o familiar y los asistentes a ellos.

• Saludas.- Es el documento por excelencia utilizado por el personal de empresa, por los cargos públicos de las entidades, organismos e instituciones oficiales, en definitiva por aquellos con trascendencia en las relaciones profesionales para comunicar nombramientos, tomas de posesión, etc.

CLASES DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS:

Distinguimos dos clases de oficios: simple y múltiple.

• 1. Oficio simple: conocido comúnmente solo con el nombre de "oficio", se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas, participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario,

...