SISTEMAS DE CONTROL PRESUPUESTAL

Los presupuestos constituyen modelos cuantitativos de Planificación. La presupuesta ión es el proceso de preparar presupuestos y requiere el uso de pronósticos, además de conocer el origen de los costos de las actividades y la capacidad para integrar las actividades de la organización.

La planificación presupuestaria o planificación táctica de corto plazo, es el proceso de preparar planes detallados de corto plazo (usualmente un año) para las funciones, actividades y departamentos de la organización. Cuando los planes se convierten en cifras monetarias, se convierten en presupuestos. El proceso de planificación presupuestaria va llevando a la organización al cumplimiento de su misión.

El presupuesto es una herramienta gerencial que se utiliza tanto para la planificación como para el control. La planificación presupuestaria y el control presupuestario constituyen el ciclo fundamental de la gestión de empresas. Al iniciar el periodo, el presupuesto es un plan o estándar; al final del período sirve como un instrumento de control para ayudar a la gerencia a medir su desempeño frente al plan, de tal manera que el desempeño futuro pueda mejorarse.

La planificación y el control presupuestario pueden producir grandes beneficios a la organización, pero para ello es muy importante que se cumplan ciertos requisitos:

•a) Involucración y apoyo de la alta gerencia

•b) Clara definición de los objetivos de largo plazo, en los cuales deberá enmarcarse el presupuesto

•c) Una estructura organizativa realista, con responsabilidades claramente definidas

•d) Involucración de los gerentes en todos los aspectos del proceso presupuestario

•e) Un sistema apropiado de contabilidad e información

•f) Revisiones regulares de la ejecución presupuestaria

•g) Los presupuestos deben administrarse de una manera flexible. Los cambios en el entorno, y en los planes pueden generar cambios en los presupuestos. Una rígida sujeción a los presupuestos no es la manera de administrar moderna, caracterizada por la rápida sucesión de cambios en el entorno. Además, si un presupuesto es rígido se convierte en una decisión, y deja de ser un plan.

La planificación es una de las funciones principales de la Administración. Se vuelve mucho más importante en tiempos económicamente difíciles.

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