Tecnicas De Redaccion De Documentos

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL:

Desarrollar una efectiva comunicación escrita, a través del uso correcto de los

elementos de redacción y sus normas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Comprender por qué el fondo, la forma, la estructura, el orden de ideas y las

cualidades de un estilo comprensible en un escrito, son elementos

fundamentales para una adecuada redacción de documentos.

Conocer los errores que obstaculizan una buena comunicación a través de la

escritura, y los criterios para la calidad y efectividad en la redacción de ésta

INTRODUCCION

El ser humano, en el uso cabal de sus facultades, crea constantemente pensamientos que modifican y transforman otros establecidos en etapas previas; asimismo, tiene la tendencia natural de comunicar estas nuevas ideas afectando otras arraigadas en el inconsciente colectivo. Todo lo que ocurre a los seres humanos, aún antes de ser expresado o bien ser meramente una idea, se formula en la mente a través de símbolos y signos cuya concreción se da en la palabra, porque tiene a la mano este valioso instrumento para expresar lo que quiere de sí, del mundo material y del mundo de los sentidos. La comunicación pasa del rango del habla a una efectiva transmisión de mensajes cuando la aplicación del lenguaje (hablado, escrito, gestual) es apropiado, oportuno, considerando que además del lenguaje común y de los significados que deben ser compartidos tanto por el emisor como por el receptor, entran en juego otros factores como el tiempo, el lugar, el conocimiento sobre el tema, etcétera. Cuando la comunicación se da entre dos personas físicamente presentes, existe la oportunidad de poder aclarar cualquier situación que resulte obscura para alguna de ellas, volviéndose más complicadas cuando crece el número de participantes; más difícil aún se vuelve la comprensión cuando el tema eleva su nivel de complejidad, de acuerdo con la cultura, competencia, asunto o de los tecnicismos empleados de acuerdo a cada especialidad. Ahora bien, si aunamos a lo complejo que pudiera ser el tema a tratar, la distancia entre comunicadores, tendremos como resultado la necesidad de plasmar lo que se quiere decir de la forma más clara y sencilla posible a fin de facilitar el propósito de la comunicación.

TEORIA Y TECNICAS SOBRE LA REDACCION DE DOCUMENTOS

1. ¿QUÉ ES EL FONDO Y LA FORMA?

Para que sea efectiva y funcional la comunicación escrita se deben atender los aspectos de fondo y forma:

1.1 EL FONDO: Es la parte medular de la comunicación con la cual se desplaza el mensaje por transmitir Con palabras y signos podemos sustituir las expresiones y tonos que manifestemos en la comunicación verbal presente. Como en este aspecto es realmente importante la intención del comunicado es verdaderamente necesario considerar las respuestas que se den a las siguientes interrogantes.

¿Cuál es objetivo del mensaje?

¿Qué se va a comunicar?

¿Para qué?

¿Por qué?

¿A quién?

¿Cuándo?

¿Dónde?

La consciente y precisa respuesta a cada una de las preguntas anteriores nos permitirá enfocar con claridad nuestro comunicado facilitando el ¿Cómo?

Ejemplo:

Santiago, 14 de junio de 2003

Manuel Montt 367 Asunto:

Invitación a charla Distinguido Cliente:

Me contacto con usted para anunciarle sobre la charla que se realizará el día 21 de junio de 2003, a las 15 horas. En nuestro auditórium, que brindará el reconocido autor de varios libros sobre managment, el señor Tom Peter.

La charla consistirá en los siguientes tópicos: "el saber escuchar", "escuchar no es oír", "¿en qué consiste escuchar?" y "saber escuchar = más productividad".

1.2 LA FORMA: Podemos definirla como la manera adecuada de vestir lo que se quiere decir, sin afectar la intención o fondo.

Retomando las preguntas sobre el fondo se puede considerar: Objetivo: Obedece a la necesidad de emitir o responder un mensaje ¿Qué es aquello que se quiere comunicar?

Con las referencias anteriores tendremos elementos suficientes que permitan esbozar, dentro de un marco definido, el pensamiento por transmitir usando el vocabulario idóneo al asunto por tratar. En este momento se puede incluso pronosticar la respuesta por parte del receptor, permite recaudar ese primer esbozo tantas veces como sea necesario al vislumbrar el impacto que pretendemos causar, hasta llegar al escrito definitivo.

Al hablar de la forma y equipararla con el atuendo del fondo, se intenta ejemplificar la imagen que se desea causar en otros. El estilo formal y funcional que implica claridad y sencillez en el uso de términos es que se considera apropiado para la fluidez de información escrita con carácter oficial. Aún cuando las palabras “elegantes” o rimbombantes están fuera de uso, es preciso mantener una clara línea de respeto que no se contraponga con la madurez profesional o el trato o roce afectuoso que pueda darse entre el personal.

Lo antes expuesto es un recurso con el cual podemos ordenar nuestros pensamientos, nos brinda la oportunidad de establecer prioridades, esclarecer intenciones, reafirmar convicciones, detener inquietudes que produzcan desacuerdos, cambiar, modificar, incluso omitir pensamientos o en su defecto puntualizar, aportar o crear otros, según sea nuestra voluntad.

Ejemplo:

Estimado señor Manzano:

Por este medio queremos expresar nuestro agradecimiento por su gesto solitario al apoyar nuestro proyecto de de reforestación de nuestro parque “El planeta es tu hogar” efectuada durante el mes de octubre pasado. Su ayuda en la siembra de árboles fue importante no sólo para nosotros sino también para nuestra ciudad que tiene muchas áreas que requieren ser reforestadas. Su aporte ha sido un estímulo para continuar luchando por un mundo más verde y en armonía con el medio ambiente.

Atentamente.

2. ORDEN DE IDEAS

2.1 ¿Por qué es importante dejar en claro nuestras ideas en la redacción?

Todos nosotros expresamos los pensamientos que guardamos en el cúmulo de información adquirida. Dentro de un proceso mental, casi siempre inconsciente, seleccionamos aquello que de acuerdo a nuestros intereses o afinidades les concedemos carácter de importantes, estableciendo incluso un rango de prioridades.

Sin embargo, aun cuando nuestro pensamiento pueda resultar lo suficientemente claro o lógico para nosotros, esto no es suficiente garantía para que otras personas

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