[pic 1] | ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS | FECHA: 15.Jul.08 REF. : UNIG 002 |
I. DATOS GENERALES |
CLIENTE: COSAPI S.A. | PROMOTOR: UNIG |
CONTRATISTA: N/A | GERENTE PROYECTO COSAPI: Roberto Von Torres |
UBICACIÓN: Por definir |
PRESUPUESTO: US$ XXXXX | MARGEN: N/A | INICIO: 01-Jul-2008 | TÉRMINO: 31-Dic -2009 |
MODALIDAD: SUMA ALZADA PRECIO UNITARIO ADMINISTRACIÓN REEMBOLSABLES OTROS[pic 2][pic 3][pic 4][pic 5][pic 6] |
II. REQUISITOS QUE SATISFACEN LAS NECESIDADES DEL CLIENTE |
- El Sistema de Gestión de Proyectos (SGP) debe ser una base y guía para organizar y brindar el servicio de gerencia.
- Debe ser una herramienta de apoyo a la gestión comercial.
- Debe servir para educar a los clientes a quienes se brinda el servicio.
| - Debe permitir estandarizar procesos y tener flexibilidad para recoger lecciones aprendidas en un contexto de mejora continua.
- Debe servir de plataforma para formar la Biblioteca y Hemeroteca que registre el “know how” adquirido.
- Debe ser fácil de adaptar y aplicar por los equipos de proyecto.
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III. DESCRIPCIÓN GENERAL, ALCANCE y EXCLUSIONES |
Descripción General: El Sistema de Gestión de Proyectos es el conjunto de herramientas, técnicas, metodologías, recursos y procedimientos requeridos para gestionar un proyecto. El sistema es un conjunto de procesos y de las funciones de control correspondientes, que se consolidan y combinan en un todo funcional y unificado. Generalmente los proyectos son parte de una organización que es mayor que el proyecto y por lo tanto sus influencias deben ser consideradas y formar parte del sistema para ejecutar sus proyectos. Alcance: - Elaborar el Plan de Gestión del Proyecto, que describa cómo se va a desarrollar y utilizar el sistema de gestión de proyectos.
- Hacer un diagnóstico referencial de los servicios gerencia que actualmente brinda Cosapi y recoger puntos de vista, recomendaciones y lecciones aprendidas de sus participantes.
- Elaborar el Sistema de Gestión de Proyectos.
Exclusiones: - Publicación y reproducción del documento final aprobado.
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IV. OBJETIVOS PRINCIPALES |
- Disponer del Sistema de Gestión de Proyectos en Diciembre del 2009.
- Obtener a partir de Septiembre 08 entregables parciales, capaces de poder ser revisados, discutidos y validados en coordinación con responsables proyectos en ejecución
- En términos generales, se plantean las siguientes actividades:
- Plan de Trabajo que incluye sistematizar el diagnóstico del servicio actual y definición de formatos.
- Identificación de procesos principales y desarrollo de procedimientos por áreas de conocimiento y etapas del proyecto.
- Identificación de herramientas propias y disponibles en el mercado para su generalización e incorporación al SGP: PCR, Control Documentario, etc.
- Consolidación y edición del sistema para emitir el documento preliminar.
- Emisión de propuesta para aprobación de la Gerencia de la UNIG.
- Difusión interna del sistema, revisión, validación y mejoras en función al “feed back” de los usuarios internos y externos.
- Presentación del documento al comité ejecutivo de Cosapi.
- Emisión del documento final aprobado por el comité ejecutivo de Cosapi.
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V. HITOS IMPORTANTES |
- Inicio de coordinaciones y visitas a proyectos: 12-Ago-2008.
- Emisión del Plan de Gestión: 24-Ago-2008.
- Emisión del modelo base de Plan de Ejecución del Proyecto y un primer paquete de procedimientos definidos para el Proyecto de Kingsmill: 31-Ago-2008.
| - Emisión de documento preliminar UNIG: 15-Dic-2008
- Documento preliminar para el Comité Ejecutivo: 21-Abr-2009.
- Documento aprobado por el Comité Ejecutivo: 15-Jul- 2009.
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VI. INFLUENCIA DE INVOLUCRADOS IMPORTANTES |
- Cultura de la organización.
- Comité Ejecutivo: Confirma y aprueba necesidades.
| - UNs: Apoyan compartiendo “know how”.
- CRs: Apoyan compartiendo “know how”.
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VI. RESTRICCIONES |
- Diversidad de enfoques y hábitos desarrollados en los servicios de gerencia brindados o en curso.
| - Disponibilidad de los involucrados para atender consultas o hacer coordinaciones.
- Diferencias de expectativas en cada unidad de negocios.
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V. RIESGOS |
- Disponibilidad de recursos para desarrollar el sistema.
| - Variabilidad del mercado.
- Demoras en la toma de decisiones.
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VIII. PRESUPUESTO POR RUBROS |
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