ACTA DE LA REUNIÓN DE GRUPO NATURAL, AREA COMERCIAL ALMACENES CORONA

ACTA DE LA REUNIÓN DE GRUPO NATURAL, AREA COMERCIAL ALMACENES CORONA

Lugar: Bogotá- Oficinas Centrales Almacenes Corona

Fecha: 29 de Marzo de 2016        Inicio Sesión: 07:00 AM

ASISTENCIA

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Asistentes:

Por el Área Comercial:

Maria Victoria Gomez (Gerente comercial)

Claudia Calixto (Gerente Neg. Cocinas)

Diana Carolina Mendieta (Jefe de Neg. M&T)

Alexander Velandia (Coordinador Neg. Cocinas)

Laura Castillo (Diseñador Negocio Coc)

Ana Velqui Rodriguez (Diseñadora de Neg)

Edwin Alexis Garzon (Analista Comercial)

Janeth Chapeta (Coordinadora Neg. Revestimientos)

María Ximena García (Diseñadora Neg. Revestimientos)

Efraín Armando Alfonso (Analista M&T)

Andrés Fdo. Galindo (analista Comercial)

Por el Área de abastecimiento

Marcela Castillo Malaver (Jefe De Abastecimiento)

Lina Piedad Beltran (Coordinadora Abastecimiento)

Juan Sebastian Bolivar (Planeador de Demanda)

Adela Carolina Romero (Analista de Inventarios)

Diana Milena Amaya (Analista de Importaciones)

ORDEN DEL DÍA

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Se plantea por parte de la Gerencia Comercial la necesidad de establecer compromisos por parte de los diferentes negocios y áreas involucradas. Recordando que el aseguramiento de los procesos deben darse de manera óptima y de  acuerdo a lo requerido.

“La responsabilidad en la ejecución  de cada rol por parte uno de los colaboradores tienen un impacto directo en los resultados de la Organización”.

COMPROMISOS

1. Trimestralmente cada líder de negocio deberá mostrar  los  resultados de cada uno de los negocios a su cargo con sus respectivos equipos de trabajo; esto con el fin de Alinear cada área en el cumplimiento de lo presupuestado.
2. Así mismo semanalmente se programará un espacio y se  reunirán todos los colaboradores por  UBN, donde se realizarían seguimientos de Pendientes, se conocerán avances y definirán acciones que sean a lugar. Para esto se  debe incluir el equipo completo e involucrado en los diferentes procesos.  (Diseñadores, coordinadores, planeación y abastecimiento Etc).este es un compromiso ya adquirido con anterioridad pero se evidencia que no se está cumpliendo en la mayoría de casos.
3. Exhibiciones Puntos de venta: Las diferentes visitas realizadas  a los puntos (Lideres de negocio) y en las cuales se tomen acciones en cuanto a  las exhibiciones,  tener presente que se deben revisar y ejecutar a nivel de planometría, debe ser un compromiso el correcto análisis y aprovechamiento de  los espacios asignados. claridad en el manejo de procesos relacionados con productos exhibidos como lo son ventas, acciones de precio y ejecución de los mismos. De la misma forma todos los Conceptos o acciones desde las UBN se deben integrar y/o compartir a todos los miembros del área comercial, específicamente  a los Analistas comerciales, esto con el fin de realizar los aseguramientos necesarios.
4. Se realizaran visitas periódicas a los puntos de venta por parte de los Coordinadores de cada Negocio con el fin de validar en campo los diferentes factores que puedan influir en el cumplimiento de los objetivos (disponibilidad, Acciones de precio etc.)
5. Clusterización (revisar nuevamente tema). (María Victoria G).
6. Actualización de colecciones en menor tiempo posible para los puntos de venta que corresponda. Sensibilización de presupuestos de cara a los diferentes puntos de venta. (gestión de la cuenta de exhibición en puntos de venta).
7. Horario de Soporte a Puntos de venta: De acuerdo a la solicitud, donde ese solicita extender el horario de atención por parte del área comercial (Media Hora más); se realizara seguimiento a la cantidad de requerimientos y/o solicitudes recibidas después de las 06:00 PM, esto con el fin de evaluar la prioridad de las mismas y tomar las acciones que correspondan.  (Andres Galindo )
8. Reuniones entre áreas: construcción con otros equipos (revestimientos y materiales) se deben alinear para no tener reprocesos. (ya que estos negocios comparten equipo de trabajo). Realizar visitas conjuntas entre áreas para revisar todas las variables, para esto se deben  Involucrar a los planeadores de demanda en estas labores de campo.
9. Todas Las Áreas: En las visitas a puntos de venta se deben incluir a los supervisores logísticos ya que hacen son parte fundamental en el inicio y culminación de cada uno de los diferentes procesos.

1. Analistas comerciales Evaluar la posibilidad de realizar visitas a los puntos de venta, evaluación y ejecución de acciones que correspondan con previa autorización de los negocios. Así mismo evidenciar en tiempo real las necesidades en los tiempos de respuesta de las diferentes solicitudes (logísticas y comerciales).
2. Horarios Flexibles: Compromiso en el cumplimiento de los horarios flexibles, debe ser a conciencia  (son flexibles pero de la misma manera son  cumplibles).
3. Concientizar a los puntos de venta la importancia de contestar el teléfono, igualmente para cada uno de los colaboradores del área comercial la devolución de llamadas que nos realicen y no podamos contestar oportunamente.
4. Despliegues Comerciales: Participación de todo el equipo en los diferentes despliegues comerciales por parte de los diferentes negocios, de esta manera estaremos alineados en su totalidad en las diferentes acciones
5. Cada Negocio deberá  establecer comunicación directa con el área de planeación, validar con anterioridad la disponibilidad de productos a comunicar en las diferentes ofertas (eventos). compromiso y responsabilidad entregando 30 días antes de los eventos que se van a realizar (referencias que se requieren). Así mismo el área de abastecimiento debe enviar el estatus de disponibilidad de los productos involucrados en los mismos.
6. Fichas Técnicas Importados el compromiso inicial era para el mes de Febrero, esto de acuerdo a lo definido en la última reunión. Se deben actualizar en el menor tiempo posible.
7. Importaciones sin Matricula Comercial, Los diferentes Negocios deben  validar este tipo de novedades antes de realizar las compras ya que esta falla en el proceso  genera demoras en el ingreso de mercancía.
8. El área de abastecimiento se reunirá periódicamente con el área de operaciones logísticas (operación fluya de manera eficiente).
9. Estatus de importación debe permanecer actualizado. (Marcela y Diana). Generar plan de contingencia para posibles ausencias de la analista de importados.
10. Jornada de limpieza para el cuarto de muestras, se realizara cronograma de aseo (Negocios y área de expansión).

Final Sesión: 09:00 AM

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