ACTIVIDAD 4 – RIESGOS INTERNOS Desarrollo de la actividad

ACTIVIDAD 4 – RIESGOS INTERNOS

Desarrollo de la actividad

Acciones

1. Realiza un informe con los siguientes puntos u otros que sugiera tu docente facilitador.

1. Selecciona un proyecto que se esté implementando o que se llevará a cabo en la organización en la que laboras.

Para llevar a cabo la presente actividad se seleccionó el Proyecto de reforzamiento de control presupuestal, procesos y procedimientos.

1. Describe el contexto del proyecto.

Actualmente se está terminando de implementar un proyecto con el cual se pretende establecer mejores puntos de control en el área de Mercadeo concretamente para reforzar los procesos que operan actualmente para el control presupuestal asignado a cada una de las marcas  - categorías del área.

La finalidad principal es evitar que se realicen pagos a proveedores cuando no se tiene total conformidad de los bienes o servicios brindados, asimismo se realizará un detallado análisis al Sistema de Administración de Requisiciones (SAR) a razón de ubicar áreas de oportunidad y proponer mejoras que permitan una eficiente flujo del proceso de facturación y pago.

1. Identifica 5 riesgos internos a los que esté expuesto el proyecto.

1. La falta de aplicación de políticas y procedimientos de los ejecutivos del área de compras al realizar las negociaciones.

1. Autorizaciones de pago a proveedores por parte del ejecutivo de Mercadeo sin comprobar las entregas de servicios o materiales.

1. Existencia de “lagunas” o puntos ciegos en la herramienta de administración de requisiciones (SAR).

1. Recepción de facturas con errores en requisitos fiscales y/o con falta de comprobantes debidamente firmados de recibido.

1. Solicitudes de prontos pagos a proveedores por parte del área de control presupuestal sin previa autorización del Director del área.

1. Identifica las oportunidades de negocio que puede tener el proyecto considerando el contexto de la organización y los posibles riesgos externos.

A continuación se enunciarán las actividades que se llevarán a cabo y que se consideran como oportunidades de negocio:

• El supervisor del área llevará a cabo revisiones de los indicadores que ofrece el sistema SAR de las calificaciones que dan los ejecutivos y compradores a los proveedores del Grupo.

• Semanalmente se revisarán los indicadores de las calificaciones que se les otorgan a los proveedores, así mismo se enviarán encuestas aleatoriamente a los ejecutivos de mercadeo para determinar el cumplimiento de los proveedores así como el seguimiento e interés del ejecutivo por verificar la recepción y o entrega en tiempo y forma de lo solicitado.

• Semanalmente el administrador del SAR generará los indicadores de los motivos de rechazos de pedidos de materiales y se los enviará al supervisor para su revisión y seguimiento.

Con la implementación de las actividades expuestas se pretende realizar de manera más oportuna los pagos a proveedores y con ello mejorar como primer punto la relación con los ellos para obtener negociaciones de ganar – ganar y mantener una sana reputación del Grupo.

Se considera como posible riesgo externo que los proveedores al identificar falta de control realicen entregas fuera de tiempo y forma poniendo en riesgo los proyectos de promociones, activaciones y campañas de publicidad que lleva a cabo el área de mercadeo y de lo cual mucho depende para la promoción e identificación de los productos elaborados por Grupo Bimbo.

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