ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2 Procesos Empresariales

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MANUAL DE FUNCIONES

ASISTENTE ADMINISTRATIVA

CODIGO

MCRH-010

VERSIÓN:

0

FECHA:

25/08/2019

PÁGINA:

1 DE

DESCRIPCIÓN  DEL CARGO

DENOMINACIÓN

Asistente Administrativa

PROCESO

Recursos Humanos

CARGO AL QUE REPORTA

Gerente Administrativa

OBJETIVO  DEL CARGO

Brindar una atención inmediata y oportuna al cliente externo, apoyar en la gestión administrativa a la Gerencia General, Gerencia Administrativa y demás áreas que lo requieran

REQUISITOS DEL CARGO

GRADO DE ESCOLARIDAD

ESPECIALIDAD

VALIDACIÓN ACEPTABLE

Secundaria

Técnico

X

Secretariado o carreras afines.

Experiencia mínima comprobada de (1) año en el manejo de recepción y atención al público.

Tecnológico

Profesional

Especialización

REQUISITOS MÍNIMOS EXPERIENCIA ESPECÍFICA

Inferior a 1 año

x

Entre 1 y 3 años

Entre 3 y 5 años

Superior a 5 años

FORMACIÓN

VALIDACION

1. Manejo de Paquete Microsoft Office.
2. Servicio y atención al cliente.

Experiencia especifica según criterio de formación o prueba de conocimiento  

 COMPETENCIAS

1. Trabajo en Equipo
2. Orden y disciplina
3. Liderazgo
4. Conocimiento del cargo
5. Administración de los recursos

RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES

RESPONSABILIDADES GENERALES:

1. Cumplir con todas las normas y procedimientos de COMPENSAR.
2. Proponer cualquier cambio que conlleve a mejorar las condiciones de su puesto de trabajo.
3. Cumplir con el reglamento interno de trabajo.
4. Cumplir con las directrices definidas por la organización y la reglamentación del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad en el trabajo SG-SST , Buenas Prácticas de Manufactura (BPM)
5. Mantener los materiales y equipos a su cargo en buen estado.

RESPONSABILIDADES FRENTE AL SISTEMA DE GESTION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

1. Conocer y cumplir la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.
2. Procurar el cuidado integral de su salud.
3. Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.
4. Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.
5. Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la empresa.
6. Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.
7. Reportar inmediatamente todo accidente o incidente laboral.

RESPONSABILIDADES DENTRO DEL S.G.C.:

1. Tramitar las evaluaciones del desempeño con los jefes de área
2. Garantizar el cumplimiento de los requisitos definidos en el perfil del cargo

FUNCIONES:

1. Atención a personal externo que ingresa a las instalaciones
2. Atención y transferencia de llamadas.
3. Recepción y distribución de mensajes.
4. Administración de reloj entrada y salida del personal
5. Recibir la documentación que llegue a la empresa, registrarla y direccionarla a los diferentes procesos de la empresa.
6. Custodio administración caja menor.
7. Verificación del óptimo funcionamiento de las líneas telefónicas.
8. Revisión y Radicación de facturas
9. Agendar las citas solicitadas por la Gerencia de la empresa.
10. Realizar consignaciones, retiros y pagos en las entidades financieras correspondientes.
11. Coordinar las diligencias del mensajero todos los días.
12. Radicar documentos en las entidades bancarias.
13. Realizar las compras de dotación, elementos de protección personal, papelería
14. Gestionar la cuota de aprendices y elaborar el contrato de aprendizaje
15. Realizar llamadas para agendar y programar actividades de la Gerencia.
16. Manejar la agenda del Gerente General.
17. Realizar memorando interno para la operación.
18. Manejar la programación de los mantenimientos y recarga de extintores.
19. Programar las entrevistas de los aspirantes a las vacantes de la empresa.
20. Recibir hojas de vida, crear la carpeta del colaborador
21. Realizar la verificación de referencias personales y laborales de los nuevos colaboradores de la empresa.
22. Hacer las Afiliaciones al sistema de seguridad social y caja de compensación familiar de los trabajadores
23. Consolidar los documentos de los nuevos colaboradores y crear la carpeta con los documentos de ingreso.
24. Elaborar los de contratos de trabajo
25. Gestionar los exámenes médicos de ingreso y lo periódicos ocupacionales.
26. Ejercer control del uso de la dotación y elementos de protección personal
27. Ejercer control de novedades de nómina para informe a Contabilidad
28. Tramitar procesos disciplinarios bajo las directrices de la gerencia administrativa.
29. Tramitar el cobro de incapacidades.
30. Tramitar las compras menores requeridas por la Gerencia General o la Gerencia Administrativa
31. Ejercer control en la asistencia del personal.
32. Hacer inspección diaria del correcto uso de la dotación y los elementos de protección personal.
33. Registrar a los colaboradores en el reloj de registro de ingreso y salida.
34. Realizar el control de horarios de los trabajadores y enviar informe a la Gerencia Administrativa.
35. Llevar el control de préstamos en la empresa.
36. Llevar el control del archivo de los empleados.
37. Archivar las carpetas de los clientes de la empresa y actualizarlos (Rut y cámara de comercio, estados financieros).
38. Las demás asignadas por su jefe inmediato

Fecha

Descripción

25-08-2019

Se elabora el documento