ADMINISTRACION CXC

ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

Para realizar un estudio general sobre la administración que se debe realizar con las cuentas por cobrar, es necesario partir con definiciones específicas sobre la misma.

Las cuentas por cobrar prácticamente representan el dinero total que se le debe a una empresa por concepto de ventas que hayan sido realizadas a crédito. En otras palabras, es una especie de extensión o facilidad comercial que se le da al cliente para cancelar sus compras a través de créditos fijados a un determinado tiempo, por lo general se efectúa como una estrategia para aumentar las ventas y al mismo tiempo incrementar la utilidad de la empresa.

Por crédito entendemos otorgar confianza al deudor de que va a cancelar los valores que hayan incurrido en la operación; Los consumidores al recibir créditos aumentan el consumo, debido a la flexibilidad que se otorga en adquirir un bien o servicio hoy, y pagarlo en partes durante un tiempo preestablecido.

Las NIF (Normas de Información Financiera) en Boletín C-3, señala que las cuentas por cobrar son o representan derechos exigibles originados por ventas, por servicios prestados, por otorgamiento de préstamos o cualquier otro análogo.

Cierto es, que la mayoría de empresas preferirían vender sus productos al contado y no a crédito, pero debido a la competencia existente entre empresas para ofrecer sus productos y queriendo conservar a sus clientes frecuentes y conquistar nuevos clientes se ven obligadas a llamar la atención de los consumidores concediendo créditos al momento de la compra; “compre hoy, pague mañana”, Como consumidores nos vemos atraídos a adquirir los productos aún no teniendo dinero al momento de realizar la compra.

Ante la empresa lo que está ocurriendo al instante de realizar sus ventas a crédito, es que los bienes son entregados a los clientes, por lo tanto el inventario se va reduciendo, y se genera una cuenta por cobrar, la misma que se disminuirá paulatinamente conforme la empresa vaya recibiendo los pagos correspondientes.

Mantener las cuentas por cobrar incurre en costos directos e indirectos; pero también genera un beneficio, que es el de incrementar sus ventas.

Entre las clasificaciones que se le pueden dar a las cuentas por cobrar tenemos:

Según el origen - A cargo de clientes

- A cargo de otros deudores

Según su disponibilidad - Inmediata

- Corto plazo (menor de un año)

- Largo plazo (mayor de un año)

Existen diversas formas para medir la relevancia que tenemos en cuentas por cobrar, y una de ellas es relacionarla al capital neto de trabajo, por ejemplo:

Tabla 1

RUBROS DOLARES CÁLCULO

Cuentas por cobrar (valor neto) $ 15,350 (15,350 / 28,430) * 100 =

53.99 %

Capital de trabajo (neto) $ 28,430

El cálculo registrado en la tabla 1 quiere decir que el capital de trabajo $28,430 depende en un 53.99% de la inversión de cuentas por cobrar que es de $15,350. Es decir más de la mitad del capital de trabajo.

Otra de las formas en las que se puede medir la importancia de la inversión en cuentas por cobrar es relacionándola con el activo circulante, por ejemplo:

Tabla 2

RUBROS DOLARES CÁLCULO

Cuentas por cobrar (valor neto) $ 15,350 (15,350 / 43,500) * 100 =

35.29 %

Activo circulante $ 43,500

En el caso expuesto en la tabla 2, observamos que las cuentas por cobrar representan un 35.29% del total del activo circulante. Dicho porcentaje representa una dependencia considerable.

Para calcular el nivel de cuentas por cobrar necesitamos recurrir a dos factores:

• El volumen de las ventas a crédito

• Periodo promedio de cobro (es decir el tiempo que transcurre desde la fecha que se realiza la venta hasta la fecha que se hace efectivo el cobro).

Tabla 3

RUBROS DOLARES CÁLCULO

Cuentas por cobrar (valor neto) $ 15,350 (15,350 / 45,600) * 100 =

33.66%

Ventas netas (realizadas a crédito) $ 45,600

Teniendo en cuentas por cobrar $15,350 y siendo las ventas netas (a crédito) $45,600 obtengo como resultado 33.66%. Este resultado lo entendemos de la siguiente manera: Del 100% de las ventas que han sido realizadas a crédito, el 33.66% faltan ser liquidadas (están pendiente de cobro). Usando como base esta razón (cuentas por cobrar a ventas = 0.3366) podemos obtener el promedio de cobranzas. Multiplicando por 365 tenemos los días de crédito (0.3366x165=123); Así mismo podemos multiplicar por 12 para encontrar los meses de crédito (0.3366x12=4).

PAUTAS PARA OTORGAR CRÉDITO

Para realizar una correcta evaluación sobre los riesgos del crédito tenemos que analizar algunos detalles como:

 La reputación del acreditado, revisar el historial de préstamos que ha realizado antes y cómo ha realizado sus pagos respectivos.

 Capacidad de pago, requiere un análisis en la capacidad financiera del cliente, promedio de ingresos, gastos, endeudamiento.

 Garantías, de algún bien o bienes que

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