Administracion Cuentas Por Cobrar

ADMINISTRACION DE CUENTAS POR PAGAR

Cuentas por pagar pasivo representado de la cantidad que debe un individuo o empresa a un acreedor por la adquisición de mercancía o servicios, basándose en un sistema de cuenta corriente o crédito a corto plazo.

Cuentas por pagar es un instrumento práctico para labores constantes, es un manejo sencillo que le brinda mayor productividad a su empresa por la confiabilidad de su información, reducción de errores y un auxiliar infalible además de oportuno en la realización de pagos o control de saldos de sus proveedores por conceptos de compra u otros diversos. Posee además todas las actividades para cubrir sus expectativas en la planeación, realización y control de pagos. En Cuentas por pagar puede realizar los movimientos a proveedores, programar los pagos, imprimir sus cheques, consultar pagos, efectuar movimientos a sus chequeras, así como auxiliarlo en su conciliación bancaria, entre otras actividades.

El periodo promedio de pago consta de dos partes:

el tiempo que transcurre la compra de los materiales primas hasta que la empresa envía el pago por correo.

El tiempo de flotación del pago (el tiempo que transcurre desde que la empresa envía su pago por correo hasta que el proveedor retira los fondos de la cuenta de la empresa).

ANÁLISIS DE CONDICIONES DE CRÉDITO

Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa.

Los términos de crédito que ofrecen los proveedores permiten a las compañías a diferir los pagos de su compra. Como el costo para el proveedor por mantener el dinero inmovilizado en mercancía des pues de venderla se refleja en el precio de la compra, el comprador ya está pagando de manera indirecta por este beneficio.

Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación.

Descuentos por pronto pago cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por unidad disminuye. Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio.

Periodo de descuento por pronto pago

El efecto neto de los cambios en el periodo de descuento por pronto pago es bastante difícil de analizar debido a los problemas para determinar los resultados exactos de los cambios en el periodo de descuento que son atribuibles a dos fuerzas que tienen relación con el periodo promedio de cobro. Cuando se aumenta un periodo de descuento por pronto pago hay un efecto positivo sobre las utilidades porque muchos clientes que en el pasado no tomaron el descuento por pronto pago ahora lo hacen, reduciendo así el periodo medio de cobros.

Sin embargo hay también un efecto negativo sobre las utilidades cuando se aumenta el periodo del descuento porque muchos de los clientes que ya estaban tomando el descuento por pronto pago pueden aún tomarlo y pagar más tarde, retardando el periodo medio de cobros. El efecto neto de estas dos fuerzas en el periodo medio de cobros es difícil de cuantificar.

Los cambios en el periodo de crédito también afectan la rentabilidad de la empresa. Pueden esperarse efectos en las utilidades por un aumento en el periodo de crédito como un aumento en las ventas, pero es probable que tanto el periodo de cobros como la estimación de cuentas incobrables también aumenten, así el efecto neto en las utilidades puede ser negativo. El periodo que se concede para liquidar el importe de los bienes o servicios vendidos o prestados a crédito.

Crédito: entrega de un valor actual bajo la promesa de una confianza de recuperar este valor a futuro con un interés adicional. El valor actual pueden ser bienes materiales, dinero o servicios. Las tasas de interés suelen ser fijas, pero los pagos mensuales son flexibles, mientras canceles el mínimo requerido por el contrato, que generalmente corresponde a la porción de intereses.

En la actualidad el crédito es de importancia vital para la economía de los países y de todas las empresas, ya que su utilización, además produce, entre otros beneficios, los siguientes:

En muchas economías observamos que un gran porcentaje de los clientes cancelan luego de poseer el producto, es decir, poseen un tiempo para realizar el pago del bien. Durante este plazo lo que han hecho los vendedores es conceder un pequeño crédito, es por ello que muchas pequeñas empresas prefieren acceder al crédito de los proveedores que al de las instituciones financieras que son más estrictas, es decir, acuden al crédito comercial. Los créditos comerciales se pueden dividir de acuerdo con las condiciones que se establezcan entre las partes, compradores y vendedores.

Los tres tipos más comunes los llamamos: cuentas abiertas, documentos por pagar y aceptaciones comerciales.

• Cuentas abiertas: los proveedores envían los productos a los consumidores y adjuntan una factura en la que especifican los datos del cliente y del proveedor con su identificación, la cantidad de artículos entregados, el monto unitario y total de la deuda (si da lugar, se debe discriminar por aparte los impuestos que se acarrean con la transacción), y los términos de venta como plazo para cancelar, lugar, y las condiciones específicas que se hayan acordado entre las partes.

Este tipo de documento es un instrumento que no exige al cliente una formalización de la deuda con el proveedor. Los créditos son otorgados de acuerdo con el análisis de las historias crediticias de los clientes, el cual realiza el proveedor. Este es el tipo de transacción que más se realiza entre las empresas. Los documentos de cuenta abierta se encuentran en el balance general de los productores como cuentas por cobrar y en el balance general de los clientes como cuentas por pagar.

• Documentos por pagar: son un instrumento escrito con el que se documenta la deuda (pagaré) al proveedor. En él se estipulan datos similares a la de la factura, con una fecha única de pago en el futuro. Este documento se aplica cuando el proveedor desea que el consumidor acepte formalmente la deuda con ciertas condiciones acordadas entre las partes. Encontramos muy comúnmente que el proveedor desee que firme esta clase de documentos (pagarés) cuando la cuenta abierta se ha vencido.

Las aceptaciones bancarias: son otro tipo

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