ADMINISTRACION

1. ¿En qué consiste el control administrativo en las organizaciones?

El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para que éstas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes. Así, la planeación, la organización, la dirección y el control están estrechamente interrelacionados. Sin planes, sin organización y sin dirección, el control es imposible, debido a que se realiza sobre lo planeado y sobre criterios preestablecidos.

De acuerdo con Koontz, en términos clásicos, el control es el proceso que consiste en supervisar las actividades que se desarrollan en una organización para garantizar que se realicen según lo planeado y corregir cualquier desviación significativa. En tanto, para Hitt, Black y Potter, la función del control administrativo es la regulación de las actividades y las conductas de las personas y las organizaciones para ajustar o confrontar las acciones con respecto a los objetivos.

La evaluación o el control, al igual que todas y cada una de las funciones del proceso administrativo, es función de todas y cada una de las personas en la organización, eso sí, cada una según el cargo y las responsabilidades que allí tenga.

Por otra parte, en los últimos años, el sistema de control administrativo se considera cada vez más un sistema de retroalimentación cuyo propósito central es identificar oportunidades de mejoramiento que les permitan a las organizaciones una mejora continua en la optimización de sus recursos y el logro de sus resultados en función de una mejor competitividad, mediante un mejor desempeño de la organización.

2. Explique los diferentes enfoques principales del control administrativo

Control anticipado o preventivo

Es el tipo de control más deseable para los administrativos y se realiza antes de que los procesos o eventos se implementen. Tiene como propósito evitar que se presenten problemas antes de que las actividades planeadas se ejecuten.

De acuerdo con Robins y Coulter, la clave para el control preventivo es la toma de medidas administrativas antes de implementar acciones, y, para ello, es importante contar con información oportuna y confiable sobre el entorno específico y general que permita prever cambios antes de que ocurran los hechos.

Control durante o concurrente

El control que se realiza durante el tiempo en que se está ejecutando determinada actividad. La forma usual de realizar control concurrente es la supervisión directa durante el tiempo de la actividad de trabajo. Es la supervisión que se realiza durante y en el sitio de trabajo.

Control posterior o de retroalimentación

El control de retroalimentación (utilizar la información para realizar cambios) se lleva a cabo sobre actividades o procesos ya efectuados, informa sobre la eficacia de los resultados obtenidos respecto del previsto y es fundamental para retroalimentar sobre resultados. Cuando se han implementado controles previos a los procesos y durante éstos, los controles posteriores son de gran importancia, pero cuando el control sólo se efectúa al final sin controles previos, las consecuencias pueden ser altamente negativas para las organizaciones.

En las organizaciones, es fundamental que se realicen los tres tipos de control, con el propósito de evitar y ajustar problemas de tal forma que se minimicen las consecuencias negativas para la empresa, y por el contrario, se optimicen los resultados en función de una mejor competitividad empresarial.

3. Mencione varias de las diferentes herramientas para realizar el control administrativo.

Claridad sobre los objetivos y estrategias organizacionales

Debido a que los controles se establecen, fundamentalmente, para evaluar y retroalimentar el grado de cumplimiento de los objetivos durante el desarrollo de las diferentes actividades organizacionales, es primordial que un proceso de control administrativo se comience por tener claros los objetivos y estrategias organizacionales, de forma que el respectivo control se realice sobre su cumplimiento.

Establecimiento de estándares

Es un proceso de control administrativo, consiste en establecer parámetros, o estándares (referentes) específicos para los factores críticos de éxito, es decir, de aquellos aspectos o actividades considerados clave o que son determinantes para el logro de los objetivos y, por lo tanto, sobre los cuales es necesario realizar control. Es importante señalar que, aunque existen estándares generales para las organizaciones, cada organización, dada su particularidad, establece sus propios estándares en función de sus objetivos.

Medición de resultados

Un tercer aspecto en el proceso básico de control administrativo es la medición de resultados, para ello, es necesario establecer indicadores que permitan medir las actividades y, en particular, los resultados de las actividades realizadas, considerando aspectos como: qué es exactamente lo que se quiere medir y como se medirá, cada cuánto se mide, y cuál es la fuente que proveerá la información a medir.

Comparación de los resultados con los estándares

Este aspecto del proceso de control administrativo consiste en comparar los resultados de la medición con los estándares o parámetros establecidos al momento de fijar los objetivos corporativos y las estrategias para lograrlos. Cuando los resultados son diferentes de los estándares, especialmente cuando se identifica que se obtienen resultados en cantidades no previstas, se requieren ajustes a las acciones que conducen a los resultados para lograr mejorías.

Evaluación de resultados y toma de decisiones

Un aspecto importante en el proceso de control es evaluar los resultados de la actividad de las organizaciones y comparar los resultados en función de los estándares definidos para el logro de los objetivos; según la correspondencia o coherencia entre los resultados obtenidos y los previstos se toman decisiones para que las acciones siguientes se ajusten a dicho logro.

Retroalimentación y reinicio del proceso de control

Realizadas la evaluación de resultados y toma de decisiones a implementar, se comunica la evaluación a las personas involucradas, se les comentan las decisiones que igualmente se ajustan ante las observaciones de dichas personas y se reinicia el proceso de control, lo cual se hará de forma reiterativa y permanente.

4. Explique la relación entre control administrativo y los sistemas integrales de gestión en las organizaciones

Es indudable que, durante los últimos años, las organizaciones

...