ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS. FUNDAMENTOS DE LAS COMPRAS

FUNDAMENTOS DE LAS COMPRAS

1.1 GENERALIDADES DE LAS COMPRAS.

Definición

Es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio, tiempo y lugar pactado.

Actualmente la palabra compras, se puede relacionar con los siguientes términos: adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, control de inventarios y almacenes.

Importancia de las compras

En la actualidad, las compras deben considerarse como una función vital para el éxito de cualquier empresa, sea esta industrial, comercial o de servicios.

Las empresas deben considerar en su estructura organizacional como mínimo un Departamento de compras sobre el que recaigan precisamente estas funciones, cuyo objetivo será adquirir las materias primas y los artículos indispensables para l fabricación de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados. Es el área de compras la que debe utilizar de la mejor manera posible los recursos monetarios de la empresa, pues es su responsabilidad obtener en esencia la mejor calidad.

Objetivos de las compras

Para mantener una posición competitiva en el mercado y obtener beneficios satisfactorios, hay que gestionar materiales o productos al precio más bajo que permitan las exigencias de calidad y servicio.

Los objetivos fundamentales de toda compra pueden resumirse del modo siguiente:

1. Mantener la continuidad de abastecimiento.

2. Hacerlo con la inversión mínima en existencia.

3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales o productos.

4. Mantener los niveles de calidad de los materiales o productos, basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.

5. Adquirir materiales o productos al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio requeridos.

6. Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

Valores

La Asociación Nacional de Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras.

1. Considerar, primero, los intereses de su compañía en todas las operaciones y practicar y creer en sus normas establecidas.

2. Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin perjudicarla dignidad y responsabilidad de su puesto.

3. Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada dólar gastado.

4. Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto.

5. Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales.

6. Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan, a todos los visitantes en misión de negocios honrada.

7. Evitar prácticas deshonestas.

8. Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus derechos, siempre que se presente la ocasión.

9. Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a actividades diseñadas para aumentar y enaltecer las compras.

Aspectos Éticos de las Compras

El campo de las adquisiciones es uno en el cual se encuentran tentaciones para seguir una conducta no ética.

Algunos vendedores prometen una participación a los agentes de compras si el contrato es concedido a la compañía que representan. El asunto de si aceptar o no tales obsequios está sujeto a controversia.

Además de los agentes de compras, otros individuos pueden ser blanco de vendedores no éticos. En ocasiones se ponen en contacto con los ingenieros para influir sobre el diseño de un producto de manera que sólo u proveedor pueda cubrir las especificaciones. Al personal de investigación y desarrollo se le puede influir para que especifiquen ciertas características en el producto que sólo puede cubrir un solo proveedor.

Con frecuencia los vendedores crean problemas de ética de otro tipo. A continuación siguen algunas actividades sobre las que en lo general se ha acordado que son no éticas y/o ilegales.

El arreglo de precios.

Coludirse los proveedores al hacer cotizaciones.

Sabotaje de los productos de un competidor que se han dejado como prueba con el comprador.

Envío de muestras de productos de calidad mucho más elevada que la de los productos que se fabricarán y entregarán.

Uso de publicidad engañosa con relación a productos y precios.

La Asociación Nacional de Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras.

Considerar, primero, los intereses de su compañía en todas las operaciones y practicar y creer en sus normas establecidas.

Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto.

Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada peso gastado.

Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto.

Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales.

Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan, a todos los visitantes en misión de negocios honrada.

Respetar sus obligaciones y exigir que se respeten las obligaciones para con él y para con su firma, de acuerdo con la buena práctica comercial.

Evitar prácticas deshonestas.

Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus derechos, siempre que se presente la ocasión.

Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a actividades diseñadas para aumentar y enaltecer las compras.

1.2 TIPOS Y CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS.

Tipos de compras

Las compras tienen su origen en las necesidades y éstas pueden ser:

Compras especiales.

Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos …); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta.

La característica general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es consultada con los usuarios del bien.

Compras anticipadas.

Estas compras se realizan antes de

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