ADMINISTRADOR DE LOS SERVICIOS DE LA SALUD

PROCESO DE COMPRAS

“Clínica Médico-Quirúrgica S.A.”

ADMINISTRACION DE SUMINISTROS

Integrantes:

Profesor:

WLADIMIR ROJAS MARTINEZ

VIII SEMESTRE

ADMINISTRACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA SALUD

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2010

DISEÑO, ESTRUCTURACIÓN, IMPLEMENTACIÓN Y CONTROL DEL ÁREA DE COMPRAS:

OBJETIVO GENERAL

Diseñar, Gestionar, evaluar, centralizar y ejecutar las adquisiciones de los diferentes Bienes que la organización Clínica Medico Quirúrgica S.A. Requiere para desarrollar su actividad de manera eficaz y eficiente prestando nuestros servicios de óptima calidad.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Centralizar las compras de farmacia y almacén general

2. Cotizar los productos y bienes con los diferentes proveedores a que aplique con el fin de buscar calidad y precio.

3. Lograr la mejor negociación del mercado con los proveedores para que nos ofrezcan un financiamiento adecuado.

4. Actualizar constantemente el directorio de Proveedores para tener amplias propuestas en la adquisición de productos y bienes

5. Llevar hoja de vida de Proveedores actualizado para evaluar el proceso

6. Creación de Comité de Compras conformado por: Gerente, Coordinador Medico, Jefe farmacia, Jefe de Logística, Auxiliar de Compras.

ESTRATEGIAS

El aérea de Compras de la Clínica Medico Quirúrgica S.A., va a definir las estrategias desde el punto de vista funcional, ya que estas son formuladas para un área específica de funcionamiento, con el propósito de poner en práctica las estrategias de la Coordinación Administrativa, en tal sentido podemos decir, que las estrategias funcionales del Departamento de Compras son:

1. Establecer reuniones mensuales con el comité de compras para evaluar los bienes y productos adquiridos en el mes procesado.

2. Establecer reuniones extraordinarias con el comité de compras en el caso de requerimientos urgentes de análisis por valores superiores a:

3. Establecer relación con los proveedores para negociar los puntos referentes a precio, tiempo de entrega, crédito, y calidad de los insumos que se adquieran.

4. utilizar de manera eficiente Dinámica Gerencial con el fin de tener actualizado la información de los proveedores en lo atinente a cambio de dirección, teléfonos, cambio de nombre, razón social entre otros.

5. Establecer políticas de ingreso de nuevos proveedores teniendo en cuenta los parámetros contables y de sistemas.

POLÍTICAS

1. La Unidad de Compras deberá realizar procesos de adquisición de Bienes y productos con eficacia y eficiencia, a los fines de satisfacer las necesidades requerida por las diferentes Áreas o departamentos.

2. El Departamento de Compra velará por la ejecución de los procesos, para garantizar la transparencia en la adquisición de bienes y productos y elaboración de informes que reflejen los resultados.

ACTIVIDADES

Basado en la matriz de necesidades mensual del área de Farmacia y Almacén general

1. Análisis y seguimiento de Requisiciones de Materiales

2. Cotizar los bienes y productos requeridos en cada área, como mínimo tres cotizaciones para la adquisición de bienes y productos superiores a:

3. Evaluar las cotizaciones y escoger la más asequible en precio y calidad.

4. Se solicita aprobación a Gerencia de los órdenes de compra.

5. Se envía al proveedor las órdenes de compra

6. Obtención del material en el tiempo indicado

7. Confrontar Órdenes de Compra con mercancía recibida

8. Ingresar a Dinámica Gerencial las facturas para mantener actualizada la información del inventario.

9. Manejo apropiado de inventarios

10. Analizar la rotación del inventario con el fin de Reducir costos

11. Contactos continuos con diferentes proveedores

12. Actualización de archivo de proveedores

13. Seguimiento de los reclamos a proveedores por fallas de entregas, bien sea por calidad o cantidad

14. Devolución de productos por inconformidad en la calidad o cantidad

15. Implementar indicadores de Gestión y control del Almacén

16. Tener un comportamiento ético hacia compañeros de trabajo, clientes, proveedores

17. Definir el Sistema de Control de Existencias en el Depósito Central, incluyendo indicadores de consumo que permitan definir las cantidades a pedir de los diferentes ítems y controlar las cantidades asignadas a las diferentes dependencias.

18. Elaborar una guía para la evaluación de proveedores adaptada a las características de nuestra institución.

19. Elaborar un catálogo de los diferentes equipos y mobiliarios que se adquieren con frecuencia, que permita cierto grado de estandarización en las compras.

20. Actualizar procedimientos, incrementar productividad y disminuir costos operativos para contribuir al buen desempeño de la institución.

21. Establecer Inventarios Periódicos aleatorios según directrices del Área Contable

RESPONSABILIDADES

1. Auxiliar Del Departamento De Compras: Es el responsable del cumplimiento de todo el proceso de compra de la Clínica.

2. Comité de Compras: Es el encargado de seleccionar la mejor opción ofrecida por el proveedor, tomando en consideración las siguientes premisas: Precio, plazo de entrega, calidad y buen servicio, así como cualquier otro criterio favorable. El comité está formado por: Gerente, Coordinador Médico, Jefe de Farmacia, Jefe de Logística.

PLAN DE COMPRAS

“Clínica Médico-Quirúrgica S.A.”

1. OBJETIVO

Establecer los pasos para realizar la adquisición y/ o compra de medicamentos y dispositivos médicos de la institución, garantizando la oportunidad y la calidad en la prestación del servicio, al costo más efectivo posible.

2. RESPONSABLES

2.1 Coordinador del Servicio Farmacéutico: Presentar ante el comité de compras, de forma mensual, la estimación de necesidades de medicamentos y dispositivos médicos para su respectiva adquisición. De igual

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